PTS har flyttat till ett postpandemiskt kontor

– Myndigheten har växt mycket. När hyreskontraketet närmade sig sitt slut såg vi över alternativen att bygga om eller söka nya lokaler. Inom post och telekom händer det mycket hela tiden, så vi behöver ha en hög beredskap för förändringar, säger Åsa Stål som är HR-specialist på Post och telestyrelsen, PTS, och medlem i Akademikerförbundet SSR.

I december i fjol flyttade PTS från de gamla lokalerna på Valhallavägen på Östermalm till nya aktivitetsbaserade lokaler på Hälsingegatan 38 i Vasastan.

– Vi hade planerat för det stora återtåget med ballonger och fika den 10 januari. Men så blev det inte, säger Åsa Stål.

Myndigheten har under hela pandemin haft ett trettiotal av totalt 380 anställda på plats. Det var bara den lilla skaran som hann flytta in innan den senaste pandemivågen slog till i vintras. Resten av personalen fortsatte distansarbeta.

Nu tas samtliga pandemirestriktioner bort och alla PTS-medarbetare är välkomna tillbaka till kontoret igen. Möjligheten att jobba på distans några dagar i veckan kommer dock fortfarande att finnas kvar, om det fungerar för verksamheten.

– Vi har en mjuk övergång till och med den 4 april. Då ska vi vara tillbaka i det nya normala. Men redan nu kan de som vill jobba på kontoret fem dagar i veckan, säger Åsa Stål.

PTS har rekryterat över hundra nya medarbetare under pandemin. Många av dem har introducerats digitalt och inte träffat sina arbetskamrater annat än via videomöten. Framöver ska introduktionsutbildningarna hållas både digitalt och på plats.

– Vi ska ha en introduktionsutbildning i april. Den kommer också att vara digital till viss del. Så kommer det nog att se ut framöver, att vi ser en mix av digitala och fysiska möten, säger Åsa Stål.

Alla nyanställda får också en guidning runt i de nya lokalerna, när de börjar förstå kontorets logik och hur de olika ytorna kan användas.

– Vi har olika kontorsmiljöer för olika typer av arbeten.

I lokalerna finns tre olika ljudmiljöer. På den dynamiska ytan kan det hållas workshops och kreativa samarbeten. På den lugna ytan är det ok att småprata. På den tysta ytan ska det vara helt tyst. Medarbetare ska kunna välja den ljudmiljö och arbetsyta som passar bäst för olika  arbetsuppgifter. Vid alla skrivbord finns ett tangentbord, skärm och docka för din laptop. Alla ska kunna dela skrivbord, oavsett roll.

– Det ska bland annat leda till ökat samarbete på tvären. Du ska kunna sitta med de du behöver samarbeta med just då, säger Åsa Stål.

Skrivbordsplatserna har dock blivit betydligt färre jämfört med det gamla kontoret. Nu finns bara plats för 260 personer. Istället har många andra typer av arbetsplatser tillkommit.

– Tidigare mätningar har visat på cirka 35 procents beläggning på skrivbordsplatserna, med toppar på upp till 50 procents beläggning. Det kommer troligtvis inte att öka. Under pandemin har vi ju lärt oss och med nya riktlinjer öppnat upp för mer distansarbete, förklarar hon.

I de nya lokalerna har ingen personliga skrivbord. Medarbetare använder en plats i taget och tar med sin laptop och sina saker när de lämnar den. Alla har ett personligt skåp för förvaring av egna saker. Det finns även en enhetsförvaring för gemensamt material.

– Det är väldigt fint och fräscht säger många som återvänder, säger Åsa Stål.

Kontoret har även många mötesrum i olika utformning och storlek. En större yta med mötesrum för externa besökare ligger högst upp. Små arbetsrum och samtalsrum, som kallas bubblor eller droppar och kan användas för fokuserat arbete, digitala möten eller avstämningar,  finns på varje kontorsplan. Där finns också ett så kallat co-office, där medarbetare kan arbeta och fika. Högst upp finns även en matsal med mikrovågsugn, kyl och frys, samt en stor uteplats.

– Vid de gemensamma arbetsplatserna ska vi inte äta. Det är ok med dryck, men mat och fikabröd äter vi i matsalen eller i co-office, säger Åsa Stål.

För att skapa en bra arbetsmiljö har de också kommit överens om vissa regler, så kallade goda vanor.

– Vi har utformat kontoret baserat på de behov som verksamheten har. Vi har kartlagt dem genom olika arbetsplatsenkäter  och haft mycket dialog med verksamheten. Det finns en del oro inför aktivitetsbaserade kontor. Men hur ett sådant kontor byggs kan ju se väldigt olika ut. Mycket hänger på hur väl det är utformat för att stötta den verksamhet du har, säger Åsa Stål.

– Om kontoret blir för trångt får vi anpassa det. För oavsett hur många experter och dialoger vi haft med i planeringen så har vi säkert tänkt och gissat fel i vissa delar. Vi ska inte vara rädda för att skruva på det. Men det kan man inte göra för snabbt. En hel del handlar också om att man måste få tid att förändra sitt arbetssätt och sina vanor, fortsätter hon.

Hon tycker att det är härligt att se glädjen hos alla medarbetare som återvänder till kontoret. Och hon tror att det är bra att kunna ses och snacka vid kaffeautomaten igen.

– Nu blir vi en helhet igen. Jag tänker speciellt på alla nya som kommit. Deras bild av PTS har varit ganska begränsad hittills. Nu får de träffa sitt närmaste gäng på riktigt.