Hackerattacken slog hårt mot HR – ”Inget fungerande lönesystem”

– Innan attacken hade vi inom HR börjat prata om rutiner vid sådana här händelser, men inte konkret hunnit ta fram några. Situationen var därför rätt mycket: ”Okej, nu är vi här – vad gör vi?”

I början av februari drabbades Kalmar kommun av en it-attack som slog ut flera av kommunens system. Inte minst lönehanteringen.

– Vi hade nästan 10 000 löner att betala ut, men inget fungerande lönesystem, berättar Maria Holgersson.

– Vad vi gjorde var att snabbt ställa om till manuellt arbete, vilket bland annat innebar att vi plockade fram tidrapporter från tjugo år tillbaka.

Därefter jobbade de med att gå så systematiskt och metodiskt till väga som möjligt. HR-enheten satte upp en egen krisorganisation där de kunde hålla täta kontakter för att fånga upp snabba förändringar. De ordnade också återkommande fysiska informationsmöten.

– Kommunikationen är avgörande vid sådana här situationer, men också svår: Den ska vara korrekt och nödvändig, och helst inte skapa fler frågor än den besvarar. Det är också viktigt att häva desinformation, som lätt uppstår i pressade lägen. Inför lönekörningen i februari nåddes vi till exempel av olika rykten, trots att vi tydligt hänvisat till en FAQ, där det stod exakt vad som gällde för chefer och medarbetare.

Så hur förbereder man sig för något sådant här? 

– En sak att tänka på är att i förebyggande syfte identifiera vissa arbetsmoment som fort kan hanteras manuellt. Om det till exempel inte går att nå någon via mejl eller Teams, eller liknande: Hur når vi ut med informationen? Går det att göra på något fysiskt sätt?

Maria Holgersson säger att alla gjorde ett fantastiskt jobb i Kalmar kommun. Tack vare alla lönehandläggares arbete kunde lönerna betalas ut.

– Men vi hanterar fortfarande mycket av arbetet manuellt, framför allt kring lönehanteringen. Det pågår ett otroligt krävande efterarbete.