Det bästa av två världar

Taket skjuter skyddande ut över stentrappan vid entrén till Palladium. Inne i foajén känns det fortfarande som en biograf. På vänstra väggen står texten ”Balkong” och ”Vänster” i guldbokstäver. Den gamla biografen Palladium öppnade 1919 och stängde 1986, nu huserar samhällsbyggnadssektorn på Borlänge kommun i huset. I den historiska byggnaden planeras nu ett pilotprojekt om framtidens arbetssätt.

– De medarbetare som kan och vill ska under sex månader jobba 50 procent på kontoret och 50 procent på distans, säger Sandra Sjöberg, som är strateg på samhällsbyggnadssektorn och leder projektet.

Hon går ner till konferenssalen Svearummet, där sitter chefen för samhällsbyggnadssektorn, Charlotta Olsson. Hon minns när de satt tillsammans på Sandra Sjöbergs kontor några månader in i pandemin. Båda kände sig smått förvånade.

– Det var nästan ingen här, vi hade massor att göra – och allt fungerade, säger Charlotta Olsson.

Sandra Sjöberg jobbade egentligen med ett annat uppdrag – hur samhällsbyggnadssektorn skulle lösa lokalbristen. Nya medarbetare var på väg och det fanns ingen plats för dem. Nu fick hon i stället i uppgift att utreda om det skulle gå att kombinera distans- och kontorsarbete efter pandemin. Till sin hjälp har hon sin projektgrupp med personer inom HR, it, statistik, ekonomi och miljöfrågor, och även huvudskyddsombudet.

Sandra Sjöberg började med att göra en förstudie. I projektet skulle de fyra enheterna som arbetar i Palladiumhuset ingå: bygg- och kartkontoret, plan- och markkontoret, kultur- och fritidskontoret och miljökontoret, tillsammans med näringslivskontoret som sitter nere på stan.

Hon skickade ut en enkät som 65 av de 76 medarbetarna svarade på. Mer än en tredjedel upplevde att de jobbade lika effektivt på distans som på kontoret. Över hälften var mer effektiva hemma. De flesta tyckte att de fick lika mycket stöd av sina chefer som tidigare.

– Nästan alla ville vara med i pilot­projektet och majoriteten önskade jobba 50 procent på distans.

Nästa steg blev att titta på tidigare forskning. I november 2020 ordnades ett webbinarium om hållbart distansarbete av bland andra Myndigheten för arbetsmiljökunskap och Saco. Där föreläste forskaren Gunnar Bergström om forskning om distansarbete hemifrån.

– En viktig sak var att inkludera medarbetarna i arbetet, det har vi lagt mycket vikt vid.

Sandra Sjöberg sammanställde också regler för vad som gäller vid distans­arbete. Hon konstaterar att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön även vid hemarbete, vilket förutsätter en god dialog mellan chef och medarbetare. Det europeiska ramavtalet om distansarbete kräver också att det finns en överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare.

– Vi kommer att ha en skriftlig överenskommelse. Det är frivilligt att delta i piloten och medarbetarna kan avsluta distansarbetet när de vill.

När förstudien var klar i slutet av april i år gav kommunledningen grönt ljus för att köra vidare. Nu när rekommendationen att jobba hemifrån försvinner kan piloten förhoppningsvis snart dra igång.

Sandra Sjöberg leder oss genom Palladiums vindlande korridorer och trappor. Under pilotprojektet ska kommunen optimera lokalerna. Vissa delar av huset stängs av och medarbetare som är på plats olika dagar ska dela kontor. Förstudien visar att kommunen under tio år skulle kunna spara 23 miljoner kronor på minskade lokalkostnader.

– Stora lokaler är också en miljöbov. Om vi inte använder lokalerna till kontor kan de dessutom användas till andra saker, till exempel bostäder.

Det här kräver dock att distansarbetet schemaläggs. Det behövs även eftersom enkäten visade att personalen upplever att sammanhållningen blir lidande av distansarbetet. Ett mål är nu att stärka teamkänslan genom att de som jobbar på samma kontor ska vara inne samtidigt. Kontoren ska turas om att vara fysiskt på plats måndag till onsdag och arbeta på distans torsdag och fredag.

– Men vissa yrkesgrupper behöver alltid ha någon på plats.

Före sommaren bjöd Sandra Sjöberg in medarbetarna till en digital workshop om hur distansarbetet ska läggas upp och digitala möten för risk- och konsekvens­an­alyser. Personalen såg bland annat risker med att man glömmer utrustning på fel plats och att det inte är hållbart att arbeta vid köksbordet en längre tid.

– Det är roligt att medarbetarna är så engagerade. De är ärliga och talar om vad de tycker, det uppskattar jag.

Vi går tillbaka till foajén och tar den vänstra dörren in i den gamla biosalongen, numera hem för kultur- och fritidskontoret. Balkongen fungerar som fikarum och taket pryds av en målning från tidigt 1900-tal i guld, blått och grönt. Här jobbar Ola Lindbärg som utredare, han har arbetat på Borlänge kommun i 33 år. När han i våras fick frågan om att vara med i pilotprojektet blev svaret: ”Självklart!”.

– Man ska passa på när arbetsgivaren kommer med nya idéer som ökar flexibiliteten, säger han.

Ola Lindbärg svarade på enkäten och har deltagit i flera av risk- och konsekvensanalyserna. Han tycker att det har fungerat bra att jobba på distans och koncentrerar sig bättre hemma när han skriver sina rapporter. Han när ingen längtan att gå tillbaka till heltid på kontoret.

– Nej, jag tror att den här nya arbetsformen är framtiden.

Men han poängterar hur viktigt det är att man i projektet schemalägger tid på den fysiska arbetsplatsen. Att det finns inplanerade personalmöten på plats och kanske även sociala aktiviteter utanför arbetstid.

– Det ger en kick! Och bidrar till dialog och kontakt. Vi människor behöver närhet och fysisk kontakt, det har blivit slående tydligt under pandemin.

Sandra Sjöberg säger hej då till Ola Lindbärg, tar på sig sin rosa kappa och går ut till bilen. Snart svischar ett idylliskt dalalandskap förbi med ängar, hästar, kor och röda stugor. Resan hem till Falun tar 20 minuter och med all kringtid sparar hon ungefär en timme om dagen på att inte åka till jobbet.

– Jag får också mer tid till min dotter.

I förstudien beräknade hon medarbetarnas bilresor och kom fram till att samhällsbyggnadssektorns koldioxidutsläpp kan minska med mellan 11,7 och 16,7 ton under pilotprojektet. Färre bilresor skulle på sikt bidra till kommunens klimatmål. Distansarbete skapar också nya möjligheter för kompetensförsörjning. Plötsligt går det att anställa personer som inte bor nära Borlänge.

Sandra Sjöberg sätter nyckeln i låset till det rödgula radhuset. En brant trappa löper upp till den övre lägenheten. Däruppe ligger den sexåriga dottern Ellies rum till vänster och köket till höger. Vid den höga köksbänken brukar Sandra Sjöberg sitta och jobba. Även hon saknar sina kollegor.

– Jag längtar verkligen tills vi går tillbaka till kontoret.

Men det är lugnare att jobba hemma.

– Den stora skillnaden när vi gick hem där våren 2020 var att jag plötsligt fick så mycket mer gjort, samtidigt som jag kände mig mindre stressad.

Och det bästa, det är att ta en löprunda i skogen på lunchen.

– Det har varit helt underbart!

Hon jobbar ibland i soffan och ibland vid ett litet skrivbord med uppfällbar skiva i sovrummet.

– Här brukar jag stänga in datorn när arbetsdagen är slut, säger hon och visar hur bordet blir till ett litet skåp när skivan fälls upp.

Eftersom hon jobbar på olika platser i hemmet känns det okej ergonomiskt att arbeta hemma. Ergonomi var en av frågorna som kom upp under risk- och konsekvensanalyserna. Inför pilotprojektets start kommer Sandra Sjöberg att ordna en utbildningsdag om bland annat ergonomi och it-säkerhet för hemmajobb.

Personalen kan ta hem datorer och skärmar och de som vill får ett litet hopfällbart bord som de kan placera ovanpå skrivbordet för att kunna stå och jobba. Sandra Sjöberg ska också hålla en workshop för medarbetarna om spelregler under pilotprojektet. Är det till exempel okej att lämna kvar sin kaffekopp på skrivbordet när man delar kontor?

Det blir även en utbildning för chefer om att leda digitalt. Dessa kommer sedan att ha gemensamma reflektionstillfällen under projektets gång.

– Det ska bli spännande att se hur det går. Nu vill jag bara att pandemin ska ta slut så vi kan börja! säger Sandra Sjöberg.