De motar stressen i grind

”För mora. I dag och i morgon”
Så står det på den tomatröda koppen som Klas Nordin surplar kaffe ur. Han har precis ätit räksallad med kollegan Eva Charlotte Jonzon och nu tar de några andetag i den klara luften utanför Moras kommunhus, innan det är dags att dra i gång dagens andra rond. Det verkar nästan iscensatt, det här med budskapet på koppen. För Klas Nordin och Eva Charlotte Jonzon är här för att kicka i gång ett förändringsarbete som förhoppningsvis ska gynna kommunen både nu och i framtiden. De kommer från Suntarbetslivs resursteam med uppdrag att ge stöd till Mora kommun, som vill bli en friskare arbetsplats.

– Nu kör vi, säger de till varandra och kliver in igen.

Snart börjar även eftermiddagens workshopdeltagare att trilla in. När klockan slår ett har 13 av Socialförvalt-ningens enhetschefer, verksamhetschefer och fackliga representanter tagit plats på de gnisslande, vinylklädda karmstolarna.

Klas Nordin börjar med att berätta kort om Suntarbetsliv: en verksamhet som drivs av fackliga organisationer, bland annat Akademikerförbundet SSR, samt arbetsgivarorganisationen Sveriges kommuner och landsting, SKL, och de kommunala företagens arbetsgivarorganisation Sobona. Målet är att göra arbetsplatser inom kommun- och regionsektorn friskare.

– Hur många har hittat till vår hemsida? frågar han, och nästan alla i rummet räcker upp en hand i luften.

– Yay! Man blir alldeles varm i hjärtat.

Resursteamet som han och Eva Charlotte Jonzon arbetar i drog i gång sitt arbete i september förra året. Det skapades då som ett resultat av den avsiktsförklaring som fack och arbetsgivare träffat om åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Resursteamet vänder sig till verksamheter som har hög sjukfrånvaro och som kanske har problem i arbetsmiljön som gör att medarbetarna är stressade, cheferna slutar eller kommunikationen är dålig. Teamet består av bland annat beteendevetare, personalvetare och folkhälsovetare som allihop har titeln verksamhetsutvecklare. Från början var de sex stycken, men i våras anställdes ytterligare två eftersom intresset från arbetsplatser runt om i landet visat sig större än väntat.

Två och två tar teamets medlemmar sig an verksamheter som ansökt och blivit beviljade stöd från Suntarbetsliv och målet är att ge hjälp till självhjälp. Under ett halvår jobbar de aktivt på plats genom att träffa kommunledning, fackliga representanter och andra engagerade och genom att hålla i ett antal workshops, som den i Mora i dag, med cheferna i den verksamhet som man har valt att fokusera på. Därefter gör man uppföljningar under ytterligare ett halvår.

– Ni kommer att få lära er om hur man gör konkreta beteendeförändringar, sådant som ni vill ändra i ert ledarskap, säger Klas Nordin till gruppen.

Eva Charlotte Jonzon berättar om grunden för resursteamets metod, nämligen de åtta så kallade friskfaktorerna. Det är sådant som enligt forskning behöver vara på plats för att en organisation ska vara långtidsfrisk, som krävs för att de som arbetar där både ska må bra och kunna prestera. Det handlar om saker som påverkansmöjligheter, ett engagerat ledarskap och en välfungerande kommunikation.
 

"Nog är det väldigt pressat. Man har krav på sig från många olika håll"

– Stina Taugböl, individ- och familjeomsorgen i Mora –
 

Syftet med dagens workshop är att ta fram ett skattat nuläge – hur står det egentligen till med friskfaktorerna i Mora kommuns socialförvaltning? – och ett förslag på vilka två friskfaktorer som ska prioriteras i arbetet framåt. Deltagarna delas in i tre grupper som ska rotera mellan inplastade sammanfattningar av varje friskfaktor.

Diskussionerna är snart i gång.

– Vi pratar hela tiden om psykisk ohälsa och om arbetsbelastning, men det är inte så att vi kan säga stopp, nu kan vi inte göra mer, säger en av enhetscheferna som står under friskfaktor ”prioritering av arbetsuppgifter”.

– Vad kan ni göra när det blir jobbigt, finns det någon som lyssnar på er? frågar Eva Charlotte Jonzon.

– Ja, vi har fått anställa fler. Vi har varit riktigt nere på botten men nu är det bättre, svarar enhetschefen.

Arbetsgivaren Mora kommun ligger inte sämst till när det gäller sjuktal. Men man ligger inte heller bäst till, och dit vill man. Personalstrategen Charlotte Rosén är med under dagen. Hon är inriktad på just arbetsmiljö och är en av dem som ligger bakom att Mora sökte stödet från Sunt-arbetslivs resursteam.

– Vi har varit duktiga på att försöka vända perspektivet, från det här med risk till att prata mer om friskfaktorerna. Nu vill vi få i gång någonting som bär över hela kommunen och som också bär över tid, säger hon.

Erbjudandet från Suntarbetsliv kom lägligt. Kommunen är liten, det finns inte mycket resurser för den här typen av förändringsarbete.

– Så här får vi starthjälp, en motor i det. Sedan äger vi ju själva arbetet, men kan vi få två personer som går in parallellt och driver det så är det jättebra.

Anledningen till att man valde att börja med socialförvaltningen är att det är den största förvaltningen. Dessutom har den högst sjuktal. Där pågår också ett målinriktat arbete för att sänka sjuktalen sedan tidigare, berättar Charlotte Rosén.

– Därför känns det som att det kan ge effekt. Samtidigt har vi hela tiden varit medvetna om att det här inte är någon quick fix för sjukfrånvaron. Det handlar om långsiktigt arbete.

När alla grupper har gått ett helt diskussionsvarv i rummet och kaffevagnen med pistagebullar rullats både in och ut är det dags för deltagarna att göra ett val. De ska gå och ställa sig vid den friskfaktor som de tycker ska ha högsta prioritet i det fortsatta arbetet. De ska också sätta en post it-lapp vid sitt andrahandsval.

Friskfaktorn ”kommunikation och återkoppling” står som klar vinnare, även om det förstås är synd att tala om vinst i det här sammanhanget. Sju av de 13 deltagarna har placerat sig vid den skylten och de flesta andra har satt sin post it-lapp där. En i klungan är Stina Taugböl. Hon jobbar på individ- och familjeomsorgens barn- och ungdoms-enhet och är här i egenskap av lokalfacklig SSR-representant.

– Jag tycker att det är viktigt att kommunikationen förbättras, inte just på min enhet utan generellt på socialförvaltningen. Det här är bitar som vi ständigt måste återkomma till, dialogen måste vara mer öppen, säger hon över telefon dagen efter workshopen.

Stina Taugböl berättar att man på hennes enhet, som på många av landets barn- och ungdomsenheter, tidigare har haft problem med att få personal att stanna och varit underbemannade. Stödet till personalen har emellertid blivit mycket bättre efter en omorganisation. Samtidigt är stressen fortfarande ständigt närvarande.

– Nog är det väldigt pressat. Man har krav på sig från många olika håll.

Arbetsgivaren hanterar sitt arbetsmiljöansvar med varierande framgång, tycker hon. På vissa områden fungerar det systematiska arbetsmiljöarbetet bra, men det räcker ändå inte hela vägen.

– Jag hoppas att vi får till en bättre dialog med hjälp av Suntarbetsliv. Det är väl ingen som inte vill hitta friskfaktorerna, men hur får vi till det i praktiken?

Ja, det är det som är själva knäckfrågan: Hur gör man då? Hur undviker man att det här blir ett avgränsat projekt, som syftar till att förbättra arbetsmiljön men som mest resulterar i fina ord och goda intentioner i ett styrdokument?

Nummer ett är att alla, från HR-avdelning, chefer och skyddsombud till högsta ledningen, engagerar sig. För att se till att faktisk förändring ska kunna ske använder resursteamet en implementeringsmodell som i forskning visat sig framgångsrik och som går ut på att hitta svaren på frågorna vad, vem, när och hur: Vad är det som behöver förändras? Vem behöver skapa förändringen, när ska det göras och, framförallt, hur ska det göras?

– När vi har ringat in vad vi vill förbättra bestämmer vi oss för vilka konkreta åtgärder vi ska vidta för att ta oss i den riktningen. Det kan till exempel handla om att det behövs kunskapshöjande insatser, säger Klas Nordin.

Teamet hjälper oftast en chefsgrupp att ta till sig av metodiken. Sedan är tanken att cheferna ska jobba vidare i sina arbetsgrupper. De får prova och så följs försöken upp. Blev det som man trodde, ja eller nej? Samtidigt går en eller flera personer från verksamheten bredvid och lär sig hela arbetssättet för att sedan, när resursteamet inte längre finns på plats, kunna sprida det till hela organisationen.

Effekten i form av minskade sjuktal kommer att bli synlig först om några år, i bästa fall. Men Klas Nordin och Eva Charlotte Jonzon är övertygade om att deras arbete här i Mora för något gott med sig redan i dag.

– Många kommuner har det tufft. Det är så lätt att man gräver ner sig i risker, brist på pengar. Att då faktiskt få prata om något som gör det bra och som fungerar, det är hoppingivande, säger Eva Charlotte Jonzon.

– Vi uppmärksammar att de faktiskt redan gör mycket. Det kanske bara handlar om att de behöver strukturera, systematisera och fokusera, säger Klas Nordin.

Det här är något som chefen för resursteamet, Ann-Sofie Karlsson, håller med om. Även om beteendeförändring är något som tar tid, så är hennes erfarenhet att det kan börja hända positiva saker i en organisation bara genom att man sätter de här frågorna på agendan.

– Vi kan se små effekter ganska fort. För de som är inblandade är det viktigt att känna att de kan göra skillnad där de är, även om det inte syns i hela kommunen eller regionen ännu, säger hon.

Hittills har resursteamet besökt närmare 50 arbetsgivare för ett första möte där de berättar om hur stödet fungerar. Av dessa arbetar de just nu med 17 kommuner och regioner. Projektet är fortfarande i sin linda. Inga uppdrag har avslutats ännu, och utvärderingar kommer att ske kontinuerligt, men under hösten kommer en första delrapport.

Ann-Sofie Karlsson säger att den främsta lärdomen hon dragit hittills är hur viktigt det är att högsta ledningen är involverad – att ta hjälp av resursteamet är i högsta grad ett strategiskt beslut om hur man ska leda sin verksamhet, påpekar hon.

Hög personalomsättning och andra förändringar i verksamheten är sådant som försvårar teamets arbete.

– Det gäller att hitta former för att göra det här utan att det blir för personbundet.

När eftermiddagens tretimmarssession passerat hastar resursteamets utsända ner mot den djupblå Siljan och tågstationen. Nu väntar hemresa och planering av nästa workshop, och så ska de ordna sitt underlag från dagen för att kunna hjälpa kommunen att välja vilka friskfaktorer de ska satsa på först.

Dagen efter workshopen förmedlar Eva Charlotte Jonzon mestadels optimism över telefon.

– Det känns som att det här är en kommun där det kommer att finnas en del att jobba med. Men det var jättekul att alla cheferna var så på. Det finns otroligt mycket kompetens och vilja, sedan är frågan om de har förutsättningar att göra det de vill, säger hon.

Nu är det upp till styrgruppen i Mora kommun att välja vilka friskfaktorer de ska prioritera, men personligen tror Eva Charlotte Jonzon att det vore bra att arbeta för bättre kommunikation. Dels för att det var många under workshopen som ställde sig vid den friskfaktorn, dels för att hon tror att en bättre kommunikation i alla led kommer att lösa många av organisationens andra problem.