Tillbaka till arbetsplatsen

Efter ett och ett halvt år med covid-19 börjar många äntligen se ljuset i tunneln. Drygt 70 procent av Sveriges vuxna befolkning är fullvaccinerad och många arbetsgivare planerar för en återgång till kontoren. Men hur kommer det att bli? Är det bara att damma av skrivbordet och fortsätta som förut?

– Den stora frågan är; hur kommer det att vara att träffa sina arbetsgrupper igen?  Vi har levt i en digitaliserad värld i ett och ett halvt år nu. Vi befarar att det har varit en del gnissel i maskineriet i den digitala arbetsmiljön. Det kan bli en hård ton och mycket av den hårda tonen kommer man att behöva ta hand om nu.

Det säger Peter Munck af Rosenschöld, vd för Sveriges företagshälsor.

I hans bransch har man länge funderat på vilka utmaningar som återgången till kontoren kommer att medföra. För många organisationer har de senaste ett och ett halvt åren varit en sorts undantagstillstånd, där både teambildning och arbetsmiljöarbete har fått stryka på foten. Nu, när det nya normala kanske blir en hybrid mellan kontorsnärvaro och hemarbete finns en rad frågor att söka svar på.

– Vad har vi för försäkringsskydd när vi jobbar hemma? När räknas det som att man är på jobbet och inte? Hur ser vi till att vi möts? Vad händer när jag jobbar hemma, är det okej att jag tar hand om ungarna samtidigt? På arbetsplatser där vi ändå möter många människor, ska vi ha smittskyddsåtgärder kvar eller inte? Ska vi ha munskydd på oss?

Flera undersökningar, till exempel en intervjuundersökning som Akademikerförbundet SSR gjort, visar att förvånansvärt många av dem som lämnade kontoren för distansarbete under förra våren har trivts med den nya ordningen. I den säger 43 procent att de trivs bättre med hemmaarbete och 48 procent att de får mer gjort. I en annan undersökning, gjord av organisationspsykologen Mattias Elg för Remote Lab, svarar 96 procent att de vill fortsätta arbeta hemifrån i någon utsträckning efter pandemin.

De som verkar ha trivts mindre bra är cheferna. I samma undersökning ville bara 71 procent av de tillfrågade arbetsgivarna att deras medarbetare skulle fortsätta jobba på distans.

Och kanske säger det något om på vilket sätt vi har arbetat under pandemin. Mer självständigt, mer fritt och mer individuellt. Ett sätt som med hög sannolikhet, kommer att fortsätta att prägla arbetslivet.

– Vi måste börja tänka annorlunda. Givet att alla inte är på arbetsplatsen samma tid kanske vi måste se mer till varje individ. Vi går i så fall från det kollektiva till det individuella. Hur hanterar vi det, både för ledarskapet och för kollektivet? Många arbetsplatser behöver sätta sig ner och fundera igenom de här frågorna.

Peter Munck af Rosenschöld hoppas att de arbetsplatser som nu planerar sin framtida organisation tar hjälp av företagshälsovården i processen. Inte minst eftersom fortsatt  distansarbete kanske kräver att man ser till varje anställds förutsättningar på ett nytt sätt.

– Det vi har sett i våra dialoger med arbetsgivare är att det inte är lika lätt att separera privatliv från arbetsliv längre. Om vi bestämmer att alla ska arbeta på distans tre dagar i veckan måste vi veta mer om allas förutsättningar. Finns det inte förutsättningar i hemmet måste man kunna arbeta på det smittfria kontoret i stället.

Just dialogen är något som också forskaren Kristina Palm betonar. Hon har under våren tillsammans med kollegorna Calle Rosengren och Gisela Bäcklander undersökt två kommuner som arbetar på distans. Utifrån den forskningen har de tagit fram en vägledning till de organisationer som nu är på väg tillbaka till ett post-pandemiskt arbetsliv.

– Man måste börja med att prata igenom verksamhetens mål. Utifrån det målet får man sedan fundera på vad som krävs för att uppnå det. Det kanske krävs att vi har goda relationer, väldigt kreativa möten, eller att vi kan arbeta enskilt och väldigt koncentrerat. Vilka av de uppgifterna fungerar bra att utföra hemma och vilka passar bättre på ett kontor?

Många organisationer planerar för ett nytt arbetsliv där det ska gå att arbeta både på kontoret och hemma. Men det är inte säkert att den som själv vill arbeta hemma i stor uträckning ska tillåtas göra det.

– I vår studie säger många att det fungerat bra att arbeta hemifrån. Men att det fungerar för mig är kanske inte samma sak som att det fungerar för mina kollegor. Även om jag tycker att mina arbetsuppgifter går bra att göra på distans kanske det gör det sämre för någon annan? Det kommer kanske att ta dubbelt så lång tid att komma in i jobbet för en nyanställd person till exempel.

Den studie som Kristina Palm och kollegorna gjort är långt ifrån klar. Men tidiga resultat visar att de allra flesta har trivts bra med att jobba hemma. Men hon varnar för att som organisation allt för lättvindigt fortsätta arbeta på distans när pandemin är över.

– Vi vet från tidigare forskning att hemmajobb lätt leder till professionell isolering, man utvecklas inte på samma sätt när man inte ses. Individen kanske inte har förmåga att se det själv. Finns det en risk att kompetensen kommer att stagnera när vi inte får den här överhörningen och pratet i fikarummet? Det kanske nästan krävs att man hör vad folk säger vid fikat för att man som till exempel kommunikatör ska göra sitt jobb bra.

Kristina Palm tror att det finns en risk att vi efter pandemin fokuserar för mycket på hur det ser ut för dem som jobbar hemma.

–Vad händer med arbetsmiljön på kontoret? Vem gör det outtalade ansvarets uppgifter? Kanske att den som är på kontoret behöver springa runt med papper för signering för den som är hemma, fylla på kaffet eller öppna dörren.

Man vad gör man då om man inte kommer överens? Om man som anställd vill fortsätta arbeta hemma fast arbetsgivaren säger att man ska gå tillbaka till kontoret? Man kanske har ändrat livssituation, flyttat ut från staden, eller skaffat husdjur som kräver att man är hemma mer? Mikael Smeds är chefsjurist på Akademikerförbundet SSR.

– Grunden är att det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet vilket innebär att hen bestämmer hur, var och när arbetsuppgifter ska utföras. Vill man inte gå tillbaka till att arbeta på kontoret står det en fritt att söka ett annat arbete.

Det är det enkla svaret. För det finns såklart andra skäl till att inte vilja arbeta på ett kontor igen, åtminstone så länge som spridningen av covid-19 är hög i samhället. Vad gäller för den som inte vågar börja arbeta i samma rum som kollegorna igen? Som kanske valt att inte vaccinera sig? Eller är rädd för att andra på arbetsplatsen är ovaccinerade?

– Det är en mycket mer komplicerad situation. Arbetsgivaren får fråga om du är vaccinerad. Men du behöver inte svara. Det innebär att arbetsgivaren måste ta höjd för att du kan vara ovaccinerad och utgöra en risk för både dig själv och andra. Och då måste arbetsgivaren vidta åtgärder för att begränsa risken, säger Mikael Smeds.

Som anställd är det svårt att hävda att man har rätt till att fortsätta arbeta hemma, men också i det omvända fallet, har rätt till att fortsätta arbeta på kontoret om arbetsgivaren vill införa permanent hemarbete. Men i det fall som en arbetsgivare vill gå från heltid på kontoret till helt eller delvis hemarbete måste frågan alltid tas upp till förhandling med facket. Och dessutom behöver arbetsgivaren göra en ordentlig riskbedömning tillsammans med skyddsombud. Förutom de fysiska riskerna med hemarbete måste riskbedömningen omfatta organisatoriska och psykosociala förhållanden. I det ingår allt från hur man säkerställer att ingen arbetar för mycket, till hur man ser till att undvika isolering och ensamhet.

– Att bestämma att bara en del av arbetet ska utföras på arbetsplatsen är en ganska väsentlig förändring. Det kan bli enormt svårt att bedöma vilka risker som finns, eftersom det ser olika ut hemma hos olika personer och eftersom arbetsgivaren inte har tillträde till arbetstagarens hem. Dagens lagstiftning är helt enkelt inte utformad för sådana situationer, säger Mikael Smeds.

Många nöjda med hemarbete

• 43 procent har trivts bättre med att jobba hemifrån.
• 48 procent har fått mer gjort när de arbetat hemifrån.
• 66 procent anser att de har en sämre fysisk arbetsmiljö när de jobbar hemifrån.
• 59 procent har en sämre organisatorisk och social arbetsmiljö när de jobbar hemifrån.
• 79 procent tror att de i fortsättningen vill jobba hemifrån mer än de gjort tidigare.

Källa: Intervjuundersökning av Novus för Akademikerförbundet SSR. 521 intervjuer genomfördes i juni 2020, med högutbildade personer som mestadels arbetat hemifrån under pandemin.

Pandemin & arbetslivet

• 11 mars 2020: WHO deklarerar att spridningen av covid-19 är en pandemi.
• 16 mars 2020: Folkhälsomyndigheten informerar om att de arbetsgivare som har möjlighet kan överväga att rekommendera anställda att arbeta hemma. Framför allt i Stockholmsregionen skulle det kunna ha positiva effekter på smittspridningen, heter det.
• 1 april 2020: Folkhälsomyndigheten går ut med nya allmänna råd: alla arbetsgivare bör se till att anställda arbetar hemifrån om det är möjligt. Det blir även möjligt att korttidspermittera personal.
• 22 dec 2020: Regeringen ger de statliga myndigheterna i uppdrag att vidta ytterligare åtgärder för att så många som möjligt av deras anställda ska kunna arbeta hemifrån.
• 29 sep 2021: Rekommendationen om att arbeta hemma tas bort. Fortfarande gäller dock att man ska stanna hemma vid symptom och att arbetsgivaren då ska underlätta för hemarbete.