Spaning: Flippa mötet

Pling! I god tid innan mötet dimper en film ner i din inbox. På den har chefen spelat in den presentation som hen tidigare skulle ha inlett mötet med.  Du tittar på videon när det passar dig och hinner tänka igenom din input i lugn och ro innan du träffar de andra deltagarna. Sedan kan mötet ägnas åt det som är själva syftet med att mötas – kommunikation.

Nu börjar allt fler lämna den traditionella mötesformen med en inledande dragning på plats och efterföljande input från dem som lyssnat till fördel för det flippade mötet. 

Uttrycket kommer från skolvärldens flippade klassrum, som har varit en stor trend det senaste decenniet. I skolan handlar det om att läraren på olika sätt förbereder eleverna inför lektionen genom att spela in en introduktion eller be dem ta med material till en uppgift de ska lösa i klassrummet. Läxan kommer innan lektionen, i stället för efter. Det är det som är själva flippen.

Flippade möten går till på samma sätt. Pär Lager är styrelseproffs och har skrivit en bok om den nya mötesformen.

– Jag har jobbat med utbildning i nästan hela mitt liv. Flippat klassrum är en av de pedagogiska innovationer som har varit mest värdeskapande för våra kursdeltagare och studerande, säger han.

Han menar att samma strategi som man numera använder i klassrum världen över för att effektivisera inlärningen och lärarnas tid, också kan användas i såväl styrelserummet och i ledningsgruppen som på avdelningsmöten, projektmöten och vid återkoppling.

Själv har han erfarenhet från möten där det ofta ska fattas stora, strategiska beslut i komplexa frågor. Sedan han började mejla ut beslutsunderlag i form av egengjorda filmer, där han håller en presentation på samma sätt som han annars skulle gjort under mötet, har mötena blivit mer effektiva och det har blivit lättare att komma fram till beslut.

– När man väl sitter tio personer i ett möte ska inte mötesdeltagarna för första gången få se en modell, en idé eller ett beslutsunderlag, för att på samma möte ta till sig det där som de aldrig har sett och dessutom komma med bra input. Det finns ingen människa som klarar det, säger han.

"Jag tror fortfarande att det finns oerhört mycket onödiga möten"

Det här är något som även Jenny Claesson har funderat över. Hon är delägare i Add gender, ett konsultnätverk som jobbar med affärsinriktad jämställdhet, och menar att man genom att flippa mötet kan göra det mer inkluderande och demokratiskt. Som mötesdeltagare får du en chans att bidra, även om du hör till dem som behöver tänka en lite längre stund för att kunna bilda dig en åsikt.

Om du tycker att det är jobbigt att ta ordet på möten ger det flippade tillvägagångssättet dig också möjlighet att förbereda dig mer, vilket kan underlätta. Dessutom hinner alla deltagare skapa sig en egen uppfattning om det som ska diskuteras, utan att först färgas av de starkaste eller mest högljudda individernas åsikter.

– Sedan kanske man ångrar sig direkt när man hör andra människors argument, men att få börja att formulera något i sig själv först är viktigt, säger Jenny Claesson.

Hon tycker sig se att det blir allt vanligare inte bara med flippade möten, utan också med möten som är ordentligt uppstyrda generellt och där det finns en tydlig agenda och där varje deltagare vet precis varför hen är inbjuden.

– Jag tror fortfarande att det finns oerhört mycket onödiga möten. Men just det här med att säga ”vi tar ett möte om det” som ett sätt att skjuta något på framtiden för att man inte orkar just nu, det tror jag att vi kommer att se mindre av eftersom det är oerhört ineffektivt och dyrt. Att komma oförberedd till ett möte ses som väldigt nonchalant, vilket är en positiv utveckling, säger hon.

I en tid då alla är fotografer och det rörliga innehållet ökar stadigt på hemsidor och intranät är det förmodligen inget jättekliv för gemene man att börja skapa filmer inför möten. Det enda som behövs är en smart telefon och kanske ett Office-paket. Det dyker dessutom upp allt fler aktörer som hjälper företag att jobba med film.

Men det är inte kvaliteten på filmen som är viktigast, utan innehållet. Det påpekar Camilla Wallander, vd på Berghs school of communication. Hon använder sig av flippade möten varje gång ett större antal personer ska delta och det finns mycket information som behöver bearbetas. Ibland gör hon bara en ljudfil där hon pratar in något men oftast spelar hon in en film, där hon funderat över hur hon kan bildsätta det hon vill förmedla på bästa sätt för att verkligen nå fram. Hon gör inga omtagningar.

– Om jag säger fel säger jag bara ”nu blev det lite tokigt” och fortsätter prata, precis som om det skulle varit på ett möte.

Oftast pratar hon emellertid inte så länge utan dragningen blir mer koncis. Det väcker frågor och får deltagarna att vilja veta mer, säger hon.

– Det är den kraften jag vill hämta till själva mötet.

Camilla Wallander har aldrig hört någon säga något negativt om hennes sätt att flippa möten. Hon upplever också att fler och fler använder något slags metod för sina möten, även om det fortfarande suckas mycket om långa möten där tiden inte utnyttjas på bästa sätt.

Till den som längtar efter att ställa upp fönstret och släppa in ny, frisk luft i möteslokalen säger hon:

– Prova! Testa att ta det på allvar att jobba tillsammans och att få ut det bästa av ett möte. Det får man genom att inte bara tänka igenom vad ett möte ska handla om, utan också hur det ska genomföras.