Nu skapas framtidens arbetsplatser – i nya kläder

Just nu funderar många chefer och organisationsledare på hur framtiden ska se ut: Är ryktet om kontorets död starkt överdrivet, eller är det bäst för alla om de som kan fortsätter att jobba på distans? Vissa, som amerikanska Twitters vd Jack Dorsey, har redan bestämt sig. I maj förra året lät han meddela bolagets alla anställda att de har tillåtelse att jobba hemifrån för all framtid. Andra är mer tveksamma. Går inte något förlorat om vi inte träffar våra kollegor fysiskt?

I Sverige läggs nu stora resurser på forskning om hur man bäst ska kunna dra lärdom och nytta av de erfarenheter vi gjort under denna intensiva period. Mattias Elg är professor i kvalitetsteknik vid Linköpings universitet och leder ett av projekten, där målet är att skapa positiva spinn off-effekter av de förändringar som många organisationer har tvingats genomgå.

Projektet ska resultera i en inspirationsguide med lärandeexempel, för att organisationer i framtiden ska bli bättre på att genomföra snabba omställningar.

– Vi tittar på hur man på arbetsplatser jobbar konkret med nya, innovativa lösningar. Dagens arbetsliv präglas av en allt snabbare förändringstakt där vi ställs inför nya utmaningar hela tiden. Vi behöver lära oss att hantera dem på ett mer effektivt sätt, säger han.

”Omvälvande förändring”

Enligt Mattias Elg har pandemin kraftigt skyndat på en egentligen redan utstakad utveckling mot en digital first-inställning.

– Vi hade kunnat hålla på i 20, 30 år med de här frågorna men nu tvingade pandemin fram de här lösningarna. Det här är en omvälvande förändring som kan få stora effekter på sikt.

I en inledande studie har Mattias Elg och hans kollegor sett att de flesta, både inom offentlig sektor och industrin, upplever att distansarbetet fungerar bra.

Många har också upptäckt att de digitala verktyg man hade redan före pandemin, men kanske inte nyttjade fullt ut, verkligen håller. Det är något som både Susanne Castwall och Cecilia Söderström, hr-chefer på samhällsbyggnadsföretaget Sweco respektive fastighetsbolaget Vasakronan, kan skriva under på. Båda vittnar dessutom om att ledarskapet har fungerat bra. Många av företagens chefer har faktiskt haft tätare och mer systematiska avstämningar med sina medarbetare sedan de slutade träffa dem vid kaffemaskinen varje dag. Effektiviteten har ökat.

Mindre kreativa

På minussidan finns rapporter från medarbetarna om upplevd ensamhet. Många känner sig också mindre kreativa.

– Jag tror att det handlar om att man inte får det fysiska mötet. Vi vet i slutändan att vi behöver det som människor, säger Susanne Castwall på Sweco.

Hon ser inte framför sig en återgång till det som var före pandemin. Däremot tror ingen av dem att de anställda kommer att fortsätta att distansarbeta på heltid. Kontoren blir kvar, om än i annan utformning. Susanne Castwall kallar det för ett paradigmskifte.

– Vi kommer att behöva mer struktur kopplat till hur vi ska vara på arbetsplatsen. Det går inte att bara säga: Nu ska hälften vara på plats. Utan det måste finnas ett syfte med att mötas, på ett helt annat sätt framåt, säger hon.

Ett ändamål med Swecos stora kontorsstruktur är också att kunna vara fysiskt nära företagets kunder.

– För att skapa relation och tillit kommer det fortsatt att krävas fysiska möten, slår Susanne Castwall fast.

Läs mer >> Pandemilösningar: Hemmagympa och 3000 kronor till hemmakontoret

”Många tror gig-ekonomin är framtiden”

Mitt under pandemin stod Vasakronans (vars specialitet är just kontorslokaler) splitternya huvudkontor färdigt. Cecilia Söderström tror att lokalerna skulle ha utformats delvis annorlunda om man vetat det man vet nu.

– I dag hade vi nog gjort fler smårum där man kan ha Teamsmöten enskilt eller för två personer. Vi hade också gjort färre traditionella arbetsplatser med skrivbord och färre koncentrationsplatser, för när jag behöver koncentrera mig gör jag det hemifrån. Kontoret hade förmodligen i stället fått ännu fler sociala, kreativa ytor, säger hon.

Exakt hur framtidens arbetsplats bäst utformas är svårt att sia om, men Cecilia Söderström är övertygad om att de som tillhör en organisation även fortsättningsvis behöver platser att komma samman på.

– Många tror att gig-ekonomin är framtiden, där alla är fria radikaler och jobbar lite här och lite där. Men jag tror att vi kommer att behöva de här sammanhangen där vi kan bygga en kultur, även om det kommer att vara under mycket större flexibilitet.

Flexibilitet gynnar alla

Flera av Cecilia Söderströms och Susanne Castwalls tankar får stöd av psykologiprofessorn Petra Lindfors, som har forskat kring hur vår hälsa påverkas av distansarbete. Utöver att socialt stöd generellt spelar stor roll för hur vi mår, blir de sociala relationer vi har på jobbet specifikt också viktiga för att de kan hjälpa oss att lösa olika arbetsuppgifter och även kompetensutveckla oss på sikt, påpekar hon.

Om framtiden rymmer fortsatt hög grad av distansarbete gäller det för dem som leder och fördelar arbetet att fundera på när och varför man ändå behöver samla folk och vad arbetsplatsen bäst används till. Vilka olika grupper behöver mötas och ska det alltid vara samma, eller gå på ett rullande schema så att olika kompetenser möts?

– I nästa steg kan man fundera på hur man ska skapa goda möten och möjligheter till den här kreativiteten som många annars är rädda går förlorad. Det behöver finnas utrymme både för strukturerade möten och för de spontana som uppstår i korridoren, säger Petra Lindfors.

Hon tycker att det är uppenbart att de säkra lösningarna för dem som sitter med känsliga uppgifter och kanske arbetar under sekretess behöver bli bättre. I övrigt hoppas Petra Lindfors på att de som trivs med distansarbete får fortsätta – så länge arbetsgivaren kommer ihåg sitt arbetsgivaransvar. Möjlighet till ökad flexibilitet gynnar alla.

– Men det är nog ganska få som vill fortsätta på heltid hemifrån. Många har upptäckt att den här arbetsplatsen, den hade ju ändå något, säger hon.

Läs mer >> Stor enkät: 10 arbetsgivare om stödet i hemarbetet