Akademikern Plus: Malmö tar hjälp av forskare för att lyfta arbetsmiljön

– Vi behövde göra något annat. Vi har jobbat med arbetsmiljöfrågor under lång tid och ändå ser det ut som det gör, säger Hanna Ljungberg, huvudskyddsombud för Akademikerförbundet SSR i Malmö stad.

Hon sitter i en röd soffa och kaffedoften sprider sig i stadsdelen Innerstadens lokaler i Malmö. Snart ska forskaren Hanne Berthelsen från Malmö Högskola presentera resultatet av arbetsmiljöenkäten Copsoq från socialtjänstens sex förvaltningar i Malmö.

Det är drygt ett år sedan Arbetsmiljöverket kom med svidande kritik mot fyra av socialtjänstens avdelningar. Arbetsbelastningen var för hög och personalen visade tecken på utmattning. Ett krav var att Malmö stad skulle ta in en oberoende sakkunnig för att analysera arbetsmiljön på djupet.

Hanna Ljungberg upplever att det har hänt något under det här året. Det är många saker som påverkar: kritiken från Arbetsmiljöverket, de nya föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, att regeringen utsett en nationell samordnare för den sociala barn- och ungdomsvården och att personalomsättningen har ökat.

– Både ledning och anställda pratar om frågorna på ett annat sätt. Det är många saker som pekar i samma riktning och det gör det svårt att ducka. Det behöver hända någonting nu, säger hon.

Efter Arbetsmiljöverkets kritik våren 2015 tillsatte individ- och familjeomsorgen i Malmö en styrgrupp och en processgrupp för att driva arbetsmiljöarbetet framåt. Styrgruppen letade länge efter rätt metod för den externa granskningen. Företagshälsovården tyckte att uppdraget var för svårt. Till slut gick Hanna Ljungberg på en föreläsning på Malmö högskola och hittade Hanne Berthelsen och Copsoq.

Hon fastnade för Copsoq eftersom det är en internationellt erkänd, vetenskaplig metod. Varje område jämförs också med ett referensvärde för den arbetande befolkningen i stort. Om enheten ligger fem poäng över referensvärdet på en punkt blir den grön medan fem poäng under ger rött. Om den ligger däremellan blir rutan gul. I andra medarbetarundersökningar har Hanna Ljungberg ofta saknat analysstöd.

– Referensvärdet ger något att förhålla sig till. Vanligtvis i en arbetsmiljöundersökning kanske 28 procent svarar på ett visst sätt på en fråga, men det kan vara svårt att tolka om det innebär kris och katastrof eller är normalt.

Arbetsmiljöverkets krav om att en opartisk person skulle granska arbetsmiljön gällde bara de fyra förvaltningarna inom socialtjänsten som inspekterats, men Malmö stad bestämde sig för att ta med alla sex förvaltningarna i studien.

I maj fyllde alla socialsekreterare och första linjens chefer i Copsoq-enkäten med frågor om allt från känslomässiga arbetskrav, till arbetstempo och rollkonflikter.

Inne i konferensrummet börjar 20-talet chefer inom individ- och familjeomsorgen, HR-personer, utvecklingssekreterare och planeringssekreterare få ordning på sina kaffekoppar och mackor. De skrattar när arbetslivsforskaren Hanne Berthelsen hittar en pekpinne och skojar om att smälla någon på fingrarna. Men när hon riktar fokus mot de röda rutorna i undersökningen blir stämningen dov och tyst. Den höga arbetsbelastningen lyser rött genom organisationen. Personalen har för mycket att göra och hinner inte med.

– Vi har låga värden på självskattad hälsa och höga värden på stress, sömnbesvär och utbrändhetssymtom, säger hon.

Men personalen tycker också att arbetet är varierat, och på socialt stöd från kollegor visar alla enheter grönt.

– Det är ett fantastiskt resultat, säger Hanne Berthelsen.

Något som också blir tydligt är att resultatet skiljer sig åt mellan enheter. Vuxenenheterna i två stadsdelsområden har tre gånger fler röda rutor än i ett par andra stadsdelar.

– Det ska ni ta vara på. Har man till exempel jobbat olika? säger Hanne Berthelsen.

Efter presentationen stiger sorlet igen. Hanna Ljungberg tycker att Hanne Berthelsen är klok, att hon presenterar materialet på ett ödmjukt sätt.

– Hon gör att det känns som att det finns något att gå vidare med från det tunga resultatet. Det finns en väg ur den här dimman, säger hon.

Utanför konferensrummet har Kristina Bloomfield Wijk, utvecklingssekreterare på avdelningen barn och familj på sociala resursförvaltningen, hämtat kaffe. Hon tycker inte att det är konstigt att personer med myndighetsutövning vill lämna sina jobb, det är ett svårt arbete, de har mycket att göra och stort ansvar. Men en sak förvånade henne.

– Barn och familj låg relativt bra till jämfört med de andra som arbetar med myndighetsutövning. De har fått rätt bra lönepåslag. Kanske känner de att ledningen har satsat på dem, eller så känner de andra att de inte har blivit satsade på.

Varje förvaltning har också bildat samordningsteam. Flera stadsområden fick kritik från Arbetsmiljöverket för att medarbetarna hade för låg kunskap om arbetsmiljö. Hanna Ljungberg tycker att stadsområde Söder har hanterat problemet på ett systematiskt sätt.

– De tog in en utbildning om vad systematiskt arbetsmiljöarbete är ur ett medarbetarperspektiv. Under våren har alla arbetsgrupper haft besök av HR-konsulter på en av sina arbetsplatsträffar och fått information om bland annat den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö. Hon tycker att det är för tidigt att säga om satsningen haft effekt.

– Men jag tycker att personalen pratar på ett annat sätt nu, att det känns okej att lyfta saker. Problemet är inte löst, men de har en god process.

Anna von Reis, tillförordnad avdelningschef på individ- och familjeomsorg Söder, tycker att arbetet varit positivt.

– Det är nästan så att personalen sagt att måste vi prata om arbetsmiljö nu? Vi pratar för mycket om arbetsmiljö. Så nu försöker vi tänka på att sätta arbetsmiljöarbetet i ett sammanhang och inte tala om det som en isolerad företeeelse, säger hon.

Samtidigt är det svårt att göra satsningen beständig när många slutar. Förra året var personalomsättningen bland socialsekreterarna i Malmö 20 procent. Bland annat slutade halva socialjouren efter att ärendemängden tredubblats.

I konferensrummet delas deltagarna in i grupper för att diskutera resultatet. En del tar upp att de känslomässiga kraven är svåra att undvika i och med yrkets natur. Det pratas också om att olika rutor hör ihop, högt arbetstempo, kvantitativa och känslomässiga krav leder till stress och sömnbesvär.

Flera tar också upp att ”rollkonflikter” är röd genom nästan hela organisationen. Anna von Reis på Söder undrar vilka tjänster det kan handla om.

– Det är viktigt att se om det är en viss typ av tjänster eller enheter där personalen upplever rollkonflikter. Jag vill gräva lite där för att förstå vad det handlar om.

Under hösten ska styrgruppen jobba vidare med resultaten från Copsoq, och nu ska det gå undan, är det tänkt.

– Det blir en intensiv process där vi ska ses nio gånger, analysera materialet och vilka riskområden vi ser. Jag hoppas att
vi får fram handfasta målsättningar inför att den nya organisationen skapas i Malmö stad 2017, säger Rikard Vroland, chef för individ- och familjeomsorgen i Innerstaden och med i styrgruppen.

Processgruppen ska jobba en halvdag i veckan med att analysera resultatet och ta fram en handlingsplan som ska klubbas av respektive nämnder i november.

– En del av analysen handlar om vilka saker som är giltiga för alla och vad som är lokala frågor, så att vi jobbar på rätt nivå, säger Hanna Ljungberg.

Hanne Berthelsen gillar att både chefer och facket är involverade.

– Bred förankring i verksamheten ger arbetet större tyngd. Chansen att lyckas är större då, säger hon.

När mötet är slut försvinner Hanna Ljungberg iväg i korridoren för att presentera resultatet för kommunalrådet. Hon önskar att alla kommer att kunna enas om att arbetbelastningen är hög och därefter komma vidare framåt. Vissa åtgärdsförslag kommer att kosta pengar.

– En undersökning löser ju ingenting, det är hur man använder resultatet som avgör.

Text: Jennie Aquilonius, Akademikern

Fler tar hjälp av vetenskap

Socialtjänsten i Mölndal tog hjälp av forskare för att minska sjukskrivningar och snabba på utredningar.

Utredningsenheten delades in i tre team, där varje team ansvarar för nya ärenden två veckor i taget. Därefter får teamet fyra veckor för att göra klart utredningar och återhämta sig, medan ett annat av teamen tar emot nya anmälningar.

Socialtjänsten i Mölndal tog hjälp av docent Anna-Lena Linquists forskning om organisationer i kris för att åtgärda höga sjuktal och långa utredningstider.

Nu är sjuktalen lägre och utredningarna går snabbare.