”Granskningssamhället”, ”utvärderingsmonstret”, ”förpappringen” och ”dokumentationshysterin”. Det senaste decenniet har administrationsbördan inom offentlig sektor diskuterats intensivt. På sistone har den rent av tagit sig in på den politiska agendan.
– I budgetpropositionen står det ju uttryckligen att olika myndigheter och verksamhetsområden ska sträva efter att minska administrationen. Trots kritiken ser vi dock knappast någon minskning över tid – snarare tvärtom, konstaterar Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning vid Södertörns högskola och en av landets ledande forskare i ämnet.
För tio år sedan skrev han Administrationssamhället, och just nu arbetar han på två nya böcker där han bland annat utreder orsakerna till att administrationen fortsätter att svälla, trots alla rapporter om dess negativa konsekvenser för socialtjänsten, skolan, sjukvården och polisen.
– En förklaring är de dominerande styrmodellerna, som fokuserar mycket på ekonomi, styrning och efterhandsgranskning. En annan är de ständigt nya kraven, som kommer från lagstiftningen och träffar den offentliga sektorn.
Kraven har naturligtvis alltid funnits där, men de har med tiden bytts ut och ökat i antal. Om de på 70-talet framförallt handlade om arbetsmiljö och jämställdhet, gäller de i dag allt från cybersäkerhet och krisberedskap, till hållbarhet, miljö, och hbtqi.
"Ofta har man en massa rutiner som man aldrig ifrågasätter och som egentligen inte fyller någon viktig funktion."
Anders Ivarsson Westerberg
– Allt detta leder till mer administration. När ett nytt krav kommer är den typiska processen att man inrättar en funktion: någon ansvarig, en arbetsgrupp, eller kanske till och med en hel avdelning, som sedan ska skriva handlingsplaner och redovisa allt de gör.
Antikrångelberedning tillsatt
En annan person som har bra koll på förpappringen i offentlig sektor är Annika Wallenskog, chefsekonom på Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), som nyligen har tillsatt en ”antikrångel”-beredning för att minska – just det: ”krånglet” i kommuner och regioner. Hon lyfter fram ytterligare en förklaring till utvecklingen: granskande myndigheter, som IVO och Skolinspektionen, utgår i hög grad från dokumentation i sitt arbete.
– Det är utifrån den man tilldelar vite och så. Därmed blir dokumentationen väldigt viktig. Vi ser det inte minst bland socialsekreterare, som vill ha ryggen fri, och för att inte råka illa ut är väldigt noggranna med att visa att de har gjort allting rätt.
Parallellt med att ”dokumentationshysterin” tilltagit i kraft har många av de traditionellt administrativa yrkesgrupperna blivit sällsynta eller försvunnit helt. Kanslister, kontorister och sekreterare har ersatts av en ny kår av administratörer, fast nu på ledningsnivå, och med namn som controllers, strateger och koordinatorer.
Administratörerna har med andra ord professionaliserats, för att tala med Anders Ivarsson Westerbergs ord – till den grad att vardagsadministrationen faller utanför deras mer strategiska ansvarsområde.
Så vem tar hand om den? Personalen i kärnverksamheten, konstaterar Anders Ivarsson Westerberg.
– Var och en blir sin egen sekreterare vid skrivbordet, där man ska registrera sina uppgifter i de personaladministrativa systemen och godkänna fakturor och allt vad det kan vara. Därmed kan man samtidigt tala om en amatörisering av det administrativa arbetet: det sköts numera av personer som inte har utbildats för det.
30-50 procent av arbetstiden
Effekterna är lätta att förstå. Yrkesverksamma inom den offentliga sektorn får ägna allt mindre tid åt det som de verkligen är bra på. Inom sjukvårdsområdet finns studier som visar att administrationen tar så mycket som 30–50 procent av läkarnas och sjuksköterskornas arbetstid.
Det får också konsekvenser för hälsan. På sistone har det kommit en del rapporter som kopplar ihop situationen med ökad stress och utbrändhet.
– Vi ser det till exempel inom hälso- och sjukvården, och bland lärare. I arbetsmiljöundersökningar brukar administrativt arbete ofta dyka upp som en faktor som man ofta är ganska missnöjd med.
Annika Wallenskog lyfter frågan ett snäpp, till samhällsnivån, och pekar särskilt ut problemet med kompetensförsörjning inom kommuner och regioner framöver.
– Vi vet att vi kommer att ha brist på personal, utifrån att vi inte ser någon stor ökning av personer i yrkesverksam ålder, och vi vet att vi konkurrerar med näringslivet. Ur det perspektivet är det jätteviktigt att folk får ägna sin tid åt jobbet, och inte till en massa andra uppgifter.
Och hur ska det då gå till? Det är den fråga som alla ställer, men ingen riktigt har svaret på, konstaterar Anders Ivarsson Westerberg.
"Man underlättar mycket för granskande myndigheter, men jobbet som läggs på dem som ska granskas blir bara större."
Annika Wallenskog
– Genom att uppmärksamma att det här är ett problem kommer man nog en bit på väg. Man ska ifrågasätta nyttan av de administrativa rutinerna i varje del av verksamheten. Det är inte så enkelt att man bara kan ta bort saker och ting, för det finns målsättningar och värden i administrationen också, som rättssäkerhet, transparens och kvalitet, men ofta har man en massa rutiner som man aldrig ifrågasätter och som egentligen kanske inte fyller någon viktig funktion.
Efterlyser andra sätt att granska
När det gäller specifikt kommuner och regioner tycker Annika Wallenskog att de statliga myndigheter som har till uppgift att granska dessa kunde hitta andra metoder än att begära in en massa dokumentation.
– Kan man inte åka ut och göra intervjuer i stället? Man underlättar mycket för granskande myndigheter, men jobbet som läggs på dem som ska granskas blir bara större.
Hon skulle dessutom vilja att regeringen, på samma sätt som den har gjort för företag, införde ett ”förenklingsråd” för att minska regelbördan. Varje gång ny lagstiftning ska införas behöver titta på vad det innebär i termer av administration, menar hon: om effekten blir att den ökar måste man hitta sätt att förhindra det.
Kanske kunde man också återinföra somliga av de stödfunktioner som försvunnit genom nedskärningar och effektiviseringar de senaste decennierna. Annika Wallenskog understryker särskilt på behovet i relation till de lager av it-system som vi numera ofta måste tränga igenom för att komma till kärnan av våra arbetsuppgifter.
– Det är så många som ska logga in i så många olika system, och där tror jag att det vore bra med någon som hjälper en med det. För folk kommer inte ihåg hur de alla funkar och blir sittande.
Anders Ivarsson Westerberg ser också positivt på möjligheten att återinföra en del av vardagsadministratörerna i arbetslivet. Samtidigt finns det en fara med det, menar han.
– Risken är att man permanentar den här typen av administration. När man accepterar bördan och anställer folk för att hantera den, legitimerar man den samtidigt. Och det ska vi inte göra.
Senaste nytt
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och läs om arbetsliv, lön, karriär och fackliga frågor – varje onsdag direkt i din inkorg.
Senaste nytt
ANALYS
Situationen hårdnar för papperslösa
Kommunanställda slipper undan plikten att anmäla. Me...
Läs även
POLITIK
Kritik mot förslag om tolkavgifter
Tidöpartierna vill införa avgifter för den som använ...
REPORTAGE
Olika verkligheter möts i skolan
Skolkurator Ida Johansson möter ungdomar på väg in i...
