Vi svarar: Måste vi sitta i landskap?

Sedd av 691

Akademikern. Bytet från cellkontor till kontorslandskap utan fasta platser ledde till stress och hög ljudnivå. Vad har arbetsgivaren för ansvar för arbetsmiljön och hur kan de anställda lyfta frågan?

Senast ändrad 15:35, 28 Jan 2019
Foto: Sandra Johnson.
Daniel Hjalmarsson.

Detta har hänt

Marias arbetsgivare har bytt från cellkontor till kontorslandskap utan fasta platser. Personalen har inte involverats i besluten eller processen och nu känner sig en del stressade av att inte ha en egen plats och ljudnivån har ökat med koncentrationssvårigheter som följd. 

Maria undrar vad det finns för kunskap om arbetsmiljö och kontorslösningar, samt vilket ansvar arbetsgivaren har.

Detta gäller

Daniel Hjalmarsson, utvecklingsstrateg på Akademikerförbundet SSR svarar: 

Förenklat finns tre typer av kontorsmiljöer. Cellkontor med egna rum, kontorslandskap med eller utan fasta platser och en hybrid av dessa båda typer. Undersökningar visar att hybriden är de mest ineffektiv och konfliktskapande för oss kontorsmänniskor – särskilt där utrymme att få arbeta ostört är starkt begränsat. Bättre fungerar kontorslösningar utan fasta platser, men som i stället erbjuder en variation av olika miljöer att arbeta i, beroende på vilka arbetsuppgifter som är aktuella för medarbetaren just nu. Variationen kan utöver kontorslandskap bestå i tysta zoner, platser för spontana möten, vanliga möteslokaler och flera samtals- eller telefonrum. 

Det finns mycket forskning kring just kontorsarbete. Det visar sig att kontorsmiljöns utformning påverkar allt från personalens trivsel till prestation. Rätt använt kan en kontorsmiljö vara ett kraftfullt verktyg för att få människor att samarbeta bättre, utveckla idéer eller skapa en ny kultur. Ett aktivitetsbaserat kontor är mer än nya möbler och fria arbetsplatser. Forskare trycker mycket på att arbetsgivaren behöver fundera över sina arbetssätt och processer,samt förbereda och involvera medarbetarna i den kommande omställningen. Dock ska tilläggas att långtidsstudier med fokus på kontorsplatser, med en variation av olika miljöer att arbeta i, ännu inte är särskilt många.

Det är arbetsgivaren som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön. Det innefattar såväl den fysiska som den sociala arbetsmiljön, organisationen och i vissa delar även ledning och rekrytering. Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller. Föreskriften Systematiskt arbetsmiljöarbete har fokus på hur arbetsmiljön ska undersökas, riskbedömas, åtgärdas och kontrolleras. Medbestämmandelagen, MBL, är användbar när organisatoriska förändringar aktualiseras. 

Arbetsgivare är skyldiga att samverka kring eller förhandla samtliga dessa förändringar med representanter för arbetstagarna, till exempel skyddsombud och fackligt förtrendvalda. En så här genomgripande förändring av kontorslokalerna kräver att såväl arbetet med föreskrifterna som samverkan enligt MBL görs i flera steg. 

Någon i fastighetsbranschen har sagt att ”vi behöver skapa platser som är så bra att medarbetarna vill gå dit. Inte för att de måste, utan för att de helt enkelt känner att det är där de presterar bäst”. Det är en riktig utmaning!

Så får du hjälp

Maria och hennes kollegor borde i första hand prata med sina lokala fackligt förtroendevalda och skyddsombud, men också med arbetsgivaren om de brister som de ser och upplever i arbetsmiljön.

En av de viktigaste delarna i processen att gå från cellkontor till kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor är processen, det vill säga dialogen med personalen före, under och efter ombyggnaden. 

Processen, kontorsmiljön och personalens hälsa ska utvärderas och eventuella åtgärder ska kontinuerligt följas upp. Medlemmar som känner sig osäkra på till vem de kan vända sig kan alltid kontakta SSR Direkt för råd och stöd. 

Så gick det

Maria och hennes kollegor fick med stöd från lokala företrädare igång samtalen med arbetsgivaren om de nya riskerna i kontorsmiljön. 

Tillsammans har de gått igenom lokalerna, bland annat rörande personalens behov av tysta zoner och samtalsrum. En ljudarkitekt anlitades för ändringar i ljudmiljön i de större utrymmena. Teknik som låter har placerats i rum med dörr och gemensamma trivselregler finns på plats. 

Nästa steg blir att se över den fortsatta digitaliseringens konsekvenser. Teknikutvecklingen gör det möjligt att arbeta på andra ställen än just kontoret, och en utredning om distansarbetesavtal pågår. 

up 47