Tema belastning: Pressar arbetsgivarna att skapa rimlig arbetsbörda

Sedd av 935

Arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket har makt att minska arbetsbelastningen. När Eva Karsten inspekterar verksamheter möter hon ofta motstånd. Nu kontrollerar hon socialtjänsten.

Senast ändrad 10:07, 9 Dec 2016
Foto: Erika Weiland.

Tonen i Eva Karstens röst blir sträng. Hon ser sig sakta om i rummet och fäster blicken vid var och en runt bordet, som för att få bekräftat att de tar till sig det hon säger om personalens arbetsbelastning. Vid konferensbordets ena långsida nickar huvudskyddsombuden instämmande, medan några av cheferna skruvar lite obekvämt på sig.

Eva Karsten arbetar som arbetsmiljöinspektör på Arbetsmiljöverket. Den här morgonen har ett tiotal personer samlats i det fönsterlösa konferensrummet längst in i tegelbyggnaden Heleneholm i Malmö där stadsområdesförvaltning Söder håller till. Här finns stadsområdesdirektören, enhetschefer, personal från HR-avdelningen, huvudskyddsombud, en kommunikatör och en kommunpolitiker. Det hälsas och pratas samtidigt som kaffe hälls upp och ostfrallor skickas runt. Men helt uppsluppen är inte stämningen. Mötets syfte är att ge återkoppling på den inspektion som Arbetsmiljöverket har gjort i deras organisation under våren. Anmärkningar kommer att delas ut och krav på åtgärder kommer att ställas.  

Eva Karsten har arbetat som arbetsmiljöinspektör sedan 1996. Genom åren har hon lärt sig hur viktigt det är att på ett pedagogiskt sätt sälja in vikten av en bra arbetsmiljö för att få cheferna med sig. 

– Min uppgift är att kontrollera så att arbetsmiljölagstiftningen följs, men också att vara trovärdig och kommunikativ i det jag förmedlar. Jag har makt i min myndighetsroll, men också ett ansvar att balansera detta, säger Eva Karsten. 

Ett par månader innan mötet där stadsområdesförvaltningen Söder får sin återkoppling träffade hon och kollegan Tyra Kälvesten 37 personer från verksamheten. Uppdelade i sex olika grupper svarade de på frågor om deras sociala och organisatoriska arbetsmiljö som Eva Karsten och hennes kollegor har tagit fram med hjälp av ett verktyg för att göra riskbedömningar av hög arbetsbelastning. 

Syftet är att lära känna verksamheten så bra som möjligt för att kunna identifiera de problem som just den organisationen har, och vilka åtgärder de behöver vidta. 

Vid såväl förmöten och gruppsamtal som återkopplingsmöten arbetar arbetsmiljöinspektörerna i regel i par.  Mycket av den information de får är muntlig och i gruppsamtalen behöver arbetsmiljöinspektören både agera samtalsledare och dokumentera det som sägs. För att få så korrekt information som möjligt och för att inte arbetsbelastningen på inspektörerna själva ska bli för hög samarbetar två inspektörer vid en tillsyn. 

Efter förmötet och gruppsamtalen har Eva Karsten och Tyra Kälvesten kommit fram till att arbetsbelastningen är något som den här stadsdelsförvaltningen, i likhet med många andra verksamheter, behöver arbeta med för att få en bättre balans mellan de krav som ställs i verksamheten och de resurser som finns. 

Många av medarbetarna upplever att de inte hinner med och flera har tidiga tecken på utmattning som huvudvärk och sömnsvårigheter. 

Eva Karsten förklarar detta och betonar vikten av att cheferna uppmärksammar dessa tecken i tid för att kunna förebygga psykisk ohälsa och sjukskrivningar. Hon trycker också extra på att lojalitet ibland kan vara ett dilemma hos såväl medarbetare som första linjens chefer. Lojala medarbetare tenderar att ”trolla med knäna” och täcka upp för organisatoriska problem och bristande resurser med sitt eget välbefinnande som insats. Risken är då att en lösning, som exempelvis att anställa fler, aldrig kommer till eftersom arbetsuppgifterna faktiskt blir gjorda ändå.  

I konferenslokalen i Malmö visar Eva Karsten en presentation av resultaten på en stor skärm samtidigt som hon förklarar innebörden för deltagarna. Någon ifrågasätter Arbetsmiljöverkets metod och ger uttryck för att de inte fullt ut delar inspektörernas bild av arbetsmiljön. Men framförallt vill deltagarna ha reda på detaljer för att bättre förstå vilka problem de har i sin organisation och hur de kan arbeta med dem.

En person från HR-avdelningen förklarar att de redan innan återkopplingen har planerat in ett möte med verksamhetscheferna samma eftermiddag för att prata igenom resultaten, vilka problem de har, och tänkbara lösningar på dem.  

Inom tre veckor ska de få ett skriftligt uttalande av Eva Karsten och innan årsskiftet gör Arbetsmiljöverket ett återbesök för att utvärdera och kontrollera hur organisationen har lycktas åtgärda de problem som finns. 

– Vi är medvetna om hur det ser ut och gör allt vi kan. Det var en nyanserad bild hon gav, säger stadsområdesdirektören Lena Wetterskog Sjöstedt efter mötet.

Hon förklarar att arbetsbelastningen i deras organisation varierar över tid, men att de för tillfället har en överbelastning, något de har försökt att stävja genom anställningar, men som de behöver arbeta mer med. Att stadsområdesförvaltningen Söder är en av de verksamheter som ingår i Arbetsmiljöverkets projekt kring organisatorisk och social arbetsmiljö tycker hon är positivt:

– Det är ibland bra att stanna upp och fundera på var man befinner sig och var man ska sätta ner nästa fot. Då är det bra att Arbetsmiljöverket lyfter den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ur ett nationellt perspektiv och tittar på verksamheter med deras, speciella, ögon. 

MÖTET VARAR I närmare tre timmar med en frågestund som avslutning. Under den kvartslånga bilfärden på väg till Arbetsmiljöverkets kontor i Malmö utvärderar Eva Karsten mötet:

– Det var intressant. Jag var inte riktigt beredd på att de skulle gå i försvar på det viset. Jag kände att jag pendlade mellan att få dem att förstå, och att få med sig deras hjärta och vilja att förändra. Samtidigt är det en helt naturlig reaktion på kritik, säger hon, och tillägger att verksamheternas oro för vite gör att det ibland kan vara tufft att ge kritik. 

Väl framme på Arbetsmiljöverket gapar skrivborden tomma i det öppna kontorslandskapet där Eva Karsten sitter tillsammans med sex andra inspektörer. Målet är att arbetsmiljöinspektörerna ska besöka arbetsplatser minst halva sin arbetstid. 

Den egna arbetsbelastningen är helt okej, intygar Eva Karsten, och förklarar att även om sjukskrivningarna på Arbetsmiljöverket är få så är arbetsbelastning något de pratar mycket om, och de gör även undersökningar inom den egna organisationen. 

– Vi hade neddragningar för några år sedan och då blev det tydligt att även vår egen arbetsbelastning var hög. Mycket av vår arbetsbelastningsproblematik har legat i våra planeringsprocesser. En inspektör ingår i flera olika projekt som ibland krockar med varandra, säger Eva Karsten. 

EN SKILLNAD I DAG mot när Eva Karsten började som inspektör för 19 år sedan är att de numera i stort sett bara besöker verksamheter där de vet att det finns problematik kring arbetsmiljön. Tidigare gjorde Arbetsmiljöverket fler stickprov. 

– Det har delvis att göra med att vi har mindre resurser, men också med att vi har en större eftertänksamhet och ser till att vara där vi faktiskt behövs. 

Det blir en del resor i arbetet då Eva Karsten och hennes kollegor, förutom i Skåne, även gör inspektioner i Kronoberg, Blekinge och delar av Småland. Ett av hennes viktigaste arbetsredskap har därför blivit den svarta rullväskan hon kör omkring sin dator och de papper och dokument hon behöver i. Oftast blir hon väl mottagen av de verksamheter hon inspekterar:

– Vi släpps många gånger in på ett bra sätt för de ser hur de kan ha användning av oss. Om vi har varit där och påpekat brister och ställt krav då kan man sedan använda det som ett verktyg till förändring. Arbetsmiljöverket har en viss tyngd, förklarar Eva Karsten. 

Eva Karsten inspekterar såväl privata som offentliga verksamheter. I privata verksamheter kommer hon vanligen lite närmare ledningen och sitter ofta i direkta samtal med beslutsfattarna.

I offentliga organisationer blir det ibland mer anonymt med hänvisningar till budgeten och att det ytterst är politikernas ansvar. Normalt träffar hon varje grupp i ett par timmar och under den tiden ska hon försöka bilda sig en uppfattning om verksamhetens eventuella brister. Därför är det viktigt att hon har gjort ordentlig research innan, försöker ställa så relevanta frågor som möjligt, är observant på det som sägs mellan raderna och jobbar aktivt för att få alla i gruppen delaktiga i samtalet. Vid återkoppling då problemen ska kommuniceras är det en fin balansgång att påpeka brister med pondus utan att trampa någon på tårna. Det är också viktigt att som inspektör komma ihåg sin roll och se sina begränsningar, menar Eva Karsten:

– Jag måste fundera över vad jag med hjälp av arbetsmiljölagstiftningen kan ge den här gruppen, och vad jag ska lämna till organisationen att lösa. Jag ska säga vad som behöver förbättras utifrån de regler som finns, men jag ska inte tala om hur de ska göra det. 

Eva Karsten reser sig upp från stolen i det glasade mötesrummet på Arbetsmiljöverket i Malmö. Det är dags att vinka av kollegan som ska vidare till ett annat möte i Lund. Eftermiddagen ska Eva Karsten ägna åt att sammanfatta återkopplingen med stadsområdesförvaltningen Söder och att förbereda nästa inspektion. Att inspektionerna som hon och hennes kollegor gör är till nytta är hon trosviss om:

– Vi kan hjälpa till att öppna ögonen och öka kunskapen. Att vi, som myndighet, påpekar brister och ställer krav ger en ökad press på politikerna och de ansvariga i verksamheterna att faktiskt skjuta till resurser för att förbättra den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Vår vision är att alla kan skapa en bra arbetsmiljö. Men man måste vilja det.

Text: Sally Henriksson

Ur magasinet Akademikern nr 4/2015. Läs hela temat i pdf:en på Akademikern.se

up 727
Kommentera inlägget på vår medlemssajt