Här ger robotar bättre arbetsmiljö

Ida Bylund Lindman tittar fascinerat på när roboten klickar sig igenom systemet. Det är hösten 2017 och avdelningschefen för försörjningsstöd i Uppsala och hennes kollegor besöker Trelleborgs kommun. Deras nyfikenhet hade väckts så fort de fick nys om att en robot här tar hand om ekonomiskt bistånd.

Det handlar om en RPA, vilket står för robotic process automation, alltså ett dataprogram som utför mänskliga arbetsuppgifter. Nu står de här och ser hur roboten snabbt som vinden hanterar tråkiga, administrativa arbetsuppgifter.

– Där är människor inte i närheten av lika effektiva, säger Ida Bylund Lindman.

Ändå var projektgruppen snabbt på det klara med att de inte ville införa hela Trelleborgsmodellen, som innebär att roboten fattar beslut om försörjningsstöd på egen hand och medborgaren träffar en arbetsmarknadssekreterare i stället för en socialsekreterare.

Ida Bylund Lindman påpekar att kommunen, enligt socialtjänstlagen, ska jobba med individuell bedömning vid ekonomiskt bistånd.

– Det kan inte en robot göra, det är viktigt att vi har socialsekreterare som tittar på vad varje individ och familj behöver. Vi menar att man inte följer socialtjänstlagen om man tar bort den bedömningen.

Ida Bylund Lindman visar uppför en trappa och genom en mycket lång och vit korridor.

– Jag älskar den här korridoren, den är liksom en symbol för byråkraten, säger hon.

Socialsekreteraren Monika Crnoja bär med sig kollegan Maria Yngman i en dator. Det är coronatider och eftersom Maria Yngman har hosta är hon med via video.

Då, 2017, hade avdelningen för försörjningsstöd precis infört möjligheten att ansöka om försörjningsstöd digitalt, något som underlättat socialsekreterarnas arbete. En robot kunde bli en naturlig fortsättning på det arbetet.

I början av 2018 drog utvecklingsarbetet igång. En risk- och konsekvensanalys visade att vissa medarbetare kände oro över att det skulle leda till färre tjänster och en del undrade vad roboten egentligen skulle göra.

En av dem som känner sig skeptisk när hon får höra talas om att kommunen vill införa en robot inom ekonomiskt bistånd är Maria Persson, huvudskyddsombud och ordförande för Akademikerförbundet SSR i Uppsala. Tankarna går till just Trelleborg och till Kungsbacka, där 12 av 16 socialsekreterare sagt upp sig efter att kommunen infört Trelleborgs modell. Ska det nu bli samma sak i Uppsala? Hon tar kontakt med Ida Bylund Lindman och uttrycker sin oro.

Läs mer: Fortsatt kritik mot den nya modellen i Kungsbacka

– Men Ida berättade om sin vision för roboten, att det inte handlade om att den skulle fatta beslut eller att de skulle dra ner på tjänster, utan att socialsekreterarna skulle få mer tid till det sociala arbetet. Våra medlemmar hade tidigare uttryckt att de administrativa uppgifterna tog för mycket tid, säger Maria Persson, där hon sitter i ett rum i Socialförvaltningens lokaler, några minuters bilfärd från avdelningen för försörjningsstöd som sedan länge tillhör Arbetsmarknadsförvaltningen.

Ida Bylund Lindman förklarade att roboten skulle göra administrativt krävande arbetsuppgifter men, till skillnad från i Trelleborg skulle en människa alltid lägga sista handen vid beslutet. Målet var att skapa en bättre arbetsmiljö för socialsekreterarna. De skulle få mer tid att bland annat samordna klientens myndighetskontakter, ha motiverande samtal, hjälpa personen att få koll på sin ekonomi och samverka med vården.

– Det var viktigt att ha en nära dialog med medarbetare och fackliga representanter. Det har varit en framgångsfaktor för oss, säger hon.

Samtidigt förankrade hon arbetet i arbetsmarknadsnämnden och informerade ledamöterna om hur arbetet fortskred.

Maria Yngman, som var skyddsombud och satt i Akademikerförbundet SSR:s lokalfackliga styrelse, fick uppdraget att vara kontaktperson mot det företag som skulle programmera roboten.

– Jag var supertaggad direkt. De flesta som jobbar med ekonomiskt bistånd gör inte det för att knappa in siffror i datorn utan för att träffa människor och hjälpa dem att komma vidare till en annan försörjning. Allt som underlättar administrationen är bra, säger hon.

Avdelningen trodde att de snabbt skulle vara igång med sitt nya digitala beslutsstöd, säkert inom ett år. Men att automatisera arbetet visade sig vara lättare sagt än gjort. Först i september 2019 var roboten redo att börja öva på riktiga ärenden på en pilotenhet.

Socialsekreterarna mejlade in de fel som roboten gjorde och under en period satt Maria Yngman, i rollen som kontaktperson mot det företag som programmerade roboten, dagligen i telefon med utvecklaren.

– Det var mycket svårare än vi trodde. Det finns många steg i ekonomiskt bistånd; om det är på ett sätt ska man göra så här, men om det är på ett annat sätt blir det så där eller så där, säger hon och pekar kors och tvärs över skärmen för att visa hur arbetet förgrenar sig.

Det här är något som Ida Bylund Lindman har lyft fram på arbetsplatsträffarna för att höja medarbetarnas yrkesstolthet.

– Vi har ett svårt jobb, det gick inte bara att programmera, säger hon.

Det visade sig också att socialsekreterare och programmerare talar olika språk.

– Ibland hade det nästan behövts en tolk. Vi förstår inte IT-folkets begrepp och de förstår inte våra, säger Ida Bylund Lindman.

Socialsekreteraren Monika Crnoja arbetar på den enhet där roboten testkördes. Den gjorde preliminära beräkningar utifrån dels vad klienten uppgett, dels uppgifter från andra instanser som Försäkringskassan och A-kassan. Sedan beräknade roboten inkomster och utgifter. I en anteckning förklarade den vad den hade gjort, vad socialsekreteraren borde kontrollera och om något skiljde sig från föregående månads ansökan. Eftersom det var en testperiod gick Monika Crnoja regelbundet in och kontrollerade att allt stod rätt till, och hittade mindre fel.

– Det var skönt att slippa göra det där som alltid tar extra mycket tid, att upprätta en beräkning och kontrollera utgifter mot inkomster. Nu var det bara att kontrollera den preliminära beräkningen, korrigera den om det behövdes och sedan göra en sedvanlig bedömning av rätten till bistånd och fatta beslut, säger hon.

Från datorskärmen flikar Maria Yngman in att den automatiserade processen också minskar risken att socialsekreteraren råkar knappa in en siffra fel.

”Vi har många idéer, det gäller bara för it-avdelningen att hänga med”

– Ida Bylund Lindman –

När utvecklingsarbetet drog ut på tiden blev utmaningen för Ida Bylund Lindman att hålla motivationen uppe hos medarbetarna. Och hos sig själv. Särskilt när roboten gjorde många fel.

– Då kunde jag undra om RPA verkligen var en lösning för oss. Jag har inte haft långa perioder av tvivel, men ibland har det känts tungt.

Roboten är en del i ett större arbetsmiljöarbete där administrativa uppgifter plockats bort från socialsekreterarna. Mest nöjd är Ida Bylund Lindman med att personalomsättningen under sex år har minskat från 22 procent till 9 procent.

– Vi har jobbat oss från en kultur av att det känns tungt och jobbigt till att vi har blivit mer positiva, folk är utvecklingsbenägna och kommer med idéer. Människor mår också bättre på jobbet.

Även antalet hushåll som får försörjningsstöd har minskat jämfört med förra året och enheten ligger 25 miljoner kronor plus mot sin budget.

– Vi har fått tid att jobba med framför allt hushållens ekonomi och det har gett resultat, säger Ida Bylund Lindman.

Under 2020 har Uppsala bytt verksamhetssystem. Det nya systemet innehåller en funktion som automatiskt tittar på vad en familj ansökt om bistånd för, tar in riksnormen för familjer och räknar ihop summan familjen ska få.

Kommunen har också anställt egna programmerare på it-avdelningen, eftersom fler kommunala processer kommer att automatiseras framöver. Samarbetet med det externa företaget har avslutats och kommunen har tagit in roboten i egen regi.

– Det är skönt att ha all teknik i kommunens hägn, säger Ida Bylund Lindman.

Företaget som jobbade med roboten hade visserligen skrivit under sekretessavtal, men hon tycker att det känns bättre att inte dela personuppgifter och att en tredje part inte sitter på programkoden.

Just nu programmerar kommunens programmerare om roboten och lär den att i första hand hålla koll på kostnader för medicin och vård.

– Det tror vi att socialsekreterarna kommer att bli glada över. Nu tar vi en process i taget, implementerar den och ser att den håller. Nästa steg är att den ska kunna kontrollera uppgifter från bland annat Försäkringskassan.

Hon menar att kommunerna, genom att bygga egna robotar, pressat de stora jättarna som levererar verksamhetssystem att automatisera dessa.

– I framtiden använder vi nog inte RPA utan funktionerna kommer att finnas direkt i systemet. I dag programmerar vi en algoritm att göra som handläggaren gör. Vi har tänkt ta oss an alla saker som handläggaren gör i systemet. Vi har många idéer, det gäller bara för it-avdelningen att hänga med, säger Ida Bylund Lindman.

På Socialförvaltningen konstaterar fackordförande Maria Persson att ingen av hennes farhågor har realiserats. De medarbetare som använt roboten tycks vara nöjda.

– Jag upplever att de som är negativa i dag är de som inte har provat den, säger hon.

Att Maria Yngman, som tidigare suttit i den lokalfackliga styrelsen, var kontaktperson för utvecklingsföretaget kändes tryggt, tycker hon. Huvudskydds-ombudet på arbetsplatsen är också SSR:are. På så sätt har förbundet haft insyn, vetat vad kommunen beställt och hur snacket gått bland medarbetarna i korridorerna.

Maria Persson upplever att hon har haft en bra dialog med avdelningschefen Ida Bylund Lindman.

– Vi har fått information när hon har haft information att ge. Den här dialogen har varit viktig för förtroendet.