Flexkontor - inte optimalt för alla

Sedd av 307

Arbetsmiljö. Aktivitetsbaserade kontor kan ha sina fördelar, men även nackdelar. Försämrad koncentration och ergonomi är några av riskerna, visar ny forskning. Dessutom ställs det systematiska arbetsmiljöarbetet inför helt nya utmaningar.

Senast ändrad 15:00, 24 Maj 2019
Foto: Gettyimages.

Allt fler arbetsgivare väljer att gå över från traditionella kontorsmiljöer till aktivitetsbaserade arbetsplatser, men vad innebär det här för medarbetarnas ergonomi och hälsa? 

Den frågan har forskaren Viktoria Wahlström tittat närmare på i sin avhandling vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin på Umeå universitet. 

I studien har hon följt tjänstemän i Örnsköldsviks kommun under en period då de gjort just den här övergången – från ett traditionellt kontor till ett så kallat flexkontor, utan fasta arbetsplatser. Övergången har följts upp genom enkäter före och efter flytten, samt genom fokusgruppsintervjuer vid ett flertal tillfällen.  

Resultatet visar att majoriteten av medarbetarna överlag är nöjda med den nya kontorsmiljön, men att det finns utmaningar vad gäller ergonomin och arbetsmiljön. 

– Medarbetarna skattar en försämrad arbetsställning och sittkomfort efter flytten, och besvären i nacke och axlar har ökat. Här syns en signifikant skillnad före och efter flytten, säger Viktoria Wahlström. 

En förklaring till de ökade besvären med nacke och axlar kan, enligt Viktoria Wahlström, bero på att många tycker att det är krångligt att ställa in sin arbetsstation vid dagens början. 

– Många tänker att det inte är någon idé att lägga tid på att ställa in sin stol, eftersom de ändå inte ska sitta där så länge. Andra väljer att sitta på en pilatesboll i stället, eller att stå upp. Vi är skapta för rörelse, och det är bra att variera mellan att stå och sitta, men vi är inte gjorda för att stå upp hela dagarna, och när vi väl sitter ner bör vi sitta rätt för att inte få problem. 

Resultatet i studien visar även att vissa av medarbetarna upplever försämrade koncentrationsmöjligheter efter övergången – något som går i linje med tidigare forskning kring aktivitetsbaserade kontor, berättar Viktoria Wahlström. 

– Flera studier om flexkontor visar att samarbete och kommunikation överlag verkar förbättras, men att koncentration och möjlighet till avskildhet försämras. Det här kan ha olika stor påverkan beroende på hur kontorsmiljön är utformad och vilka arbetsuppgifter medarbetarna har, säger hon. 

Vad som också har framkommit i studien är att ansvaret för arbetsmiljön riskerar att bli otydlig vid övergången till delade arbetsmiljöer. 

– När det gäller ergonomin blir det en tydlig ansvarsförskjutning, från arbetsgivarens ansvar till den enskilda medarbetarens ansvar, säger hon. Även om det finns bra utrustning, så läggs mer ansvar på medarbetarna att göra inställningarna när de byter plats.

När det gäller ergonomin menar Viktoria Wahlström att alla arbetsplatser som ska gå över till aktivitetsbaserade kontor behöver tänka till och i ett tidigt skede lägga upp en plan för övergången. Kartlägg vilka anpassningsbehov som behövs och ta fram en plan för hur dessa ska hanteras i den nya miljön, säger hon. 

– Det systematiska arbetsmiljöarbetet ställs inför helt nya utmaningar i en delad arbetsmiljö, och ofta är det korta deadlines i den här typen av flyttprocesser.  Därför är det viktigt att i ett tidigt skede sätta upp ramar för övergången. Hur många i organisationen har besvär redan innan flytten, och vilka mandat har chefer för att kunna anpassa arbetsplatsen utifrån behov? 

Som arbetsgivare behöver man även fundera på vem som egentligen tjänar på att övergå till flexkontor, menar Viktoria Wahlström. 

– Vissa yrkesgrupper jobbar jättebra i aktivitetsbaserade kontor, andra gör det inte. Det beror till stor del på vilken typ av arbetsuppgifter man har. Om man har mycket samarbeten och möten kan det vara bra, men om man har ganska rutinartade arbeten, eller ett jobb som kräver hög koncentration, kan det vara mindre fördelaktigt. Därför menar jag att man måste fundera över vem det här egentligen är bra för. Se över hur medarbetarnas arbetsuppgifter ser ut och titta inte bara på medelvärden, det är viktigt att se variationen av behov i gruppen och utforma kontoret så att alla kan få tillgång till den miljö de behöver. 

Överlag menar Viktoria Wahlström att många arbetsgivare underskattar komplexiteten med att övergå till flexkontor. 

– Det är lätt att tro att det bara är ett inredningsprojekt, men det är så mycket annat som man måste sätta sig in i och förstå.  Det är en väldigt komplex förändring. Därför är det oerhört viktigt att ha en tydlig plan och struktur från början. 

6 tips vid övergång till flexkontor: 

1. Ta hjälp av ergonomer och arbetsmiljöingenjör, diskutera utformningen av kontoret noga.
2. Kartlägg behoven på arbetsplatsen: vilka medarbetare behöver särskilda anpassningar? Ta höjd för det.
3. Köp inte de krångligaste stolarna. De ska vara enkla att ställa in. Tänk även på att många stolar inte är gjorda för att justeras flera gånger om dagen, så se till att ha en garanti, annars kan det bli dyrt. 
4. Erbjud gärna aktiva alternativ till vanliga stolar, som pilatespallar, bollar eller kontorscyklar.
5. Ansvarsförskjutning kräver kunskap! Alla medarbetare bör få utbildning i ergonomi och inställning av sina kontorsplatser. 
6. Vilka befogenheter har chefer och mellanchefer? Vissa medarbetare har särskilda behov. Därför måste finnas en tydlighet kring vilka mandat chefer har i frågan om att anpassa arbetsplatsen efter olika förutsättningar.  

Text: Malin Letser

up 65