Öppnade andras ärenden – riskerade varning

Detta har hänt

Mikael Smeds

Sara tog socionomexamen för lite drygt ett halvår sedan, och har arbetat i socialtjänsten sedan dess. Strax efter att Sara kom till arbetet på tisdagsmorgonen knackade chefen henne på axeln och bad att få tala enskilt med henne. Chefen förklarade att man upptäckt att Sara gjort dataslagningar i ärenden som hon inte är ansvarig handläggare för. ”Det handlar om brott mot sekretesslagen, och kommer sannolikt leda till en skriftlig varning för din del”, tillade chefen.

Sara ringde SSR:s rådgivning under lunchen. Hon berättade för ombudsmannen om sitt möte med chefen, och förklarade att ”jag ville bara se vilken mall man skulle använda i ett speciellt ärende, och i ett annat som var snarlikt det jag jobbade med ville jag kika på hur min kollega motiverat ett beslut. Jag öppnade inga andra filer än beslutsdokumenten.”

Detta gäller

Offentlighets- och sekretesslagstiftningen (OSL) reglerar vem som ges tillgång till socialtjänstens handlingar. När det rör uppgifter om enskildas personliga förhållanden är utgångspunkten att sekretess gäller. Det betyder i regel att allmänheten och andra myndigheter inte kan få del av handlingar med sådana uppgifter. Hos många andra myndigheter är huvudregeln i stället den omvända – att verksamheten ska vara öppen för insyn och att handlingar ska lämnas ut på förfrågan – vilket är grunden i offentlighetsprincipen.

Hur är det då med sekretess inom en myndighet, mellan kollegor som arbetar med ”samma sak”? Detta kallas inre sekretess. Här är avgränsningen både tydlig och otydlig. Det är tydligt att sekretessreglerna gäller mellan självständiga verksamhetsgrenar inom en myndighet. Det är dock inte helt hur man avgränsar en (självständig) verksamhetsgren från en annan.

För att få vägledning i ett enskilt fall behöver vi studera lagförarbeten och JO:s många beslut i frågan. Förenklat kan man säga att verksamheter som arbetar med olika lagstiftning utgör självständiga grenar inom myndigheten.

Betyder detta att det är fritt fram att kika i en kollegas ärende? Nej. I vissa myndigheter tillämpas speciallagstiftning som är mer restriktiv än OSL, se till exempel patientdatalagens 4 kap. 1 § som reglerar inre sekretess i hälso- och sjukvården. I Socialstyrelsens handbok om dokumentation för socialtjänsten beskrivs allmänt vilka förhållningsregler som gäller, att uppgifter ska skyddas mot att obehöriga får tillgång till dem. De allra flesta myndigheter har dessutom interna riktlinjer om handläggning och dokumentation i verksamheten.

Den som bryter mot verksamhetens handläggnings- och dokumentationsrutiner kan göra sig skyldig till fel eller försummelse i arbetet. Det kan leda att arbetsgivaren beslutar att den anställde ska tilldelas en disciplinpåföljd i form av en skriftlig varning.

Så får du hjälp

Om du behöver vägledning om vad som gäller i just din situation rekommenderar jag att du kontaktar SSR:s fackliga rådgivning. Då får du tala med en erfaren ombudsman som utöver rättsliga aspekter även väger in praktiska frågor och dina önskemål.

Så gick det sen

Efter att Akademikerförbundet SSR varslats om att Saras arbetsgivare avsåg tilldela henne en varning kallades arbetsgivaren till överläggning. Vid överläggningen presenterade chefen underlag som visade i vilka ärenden Sara gjort dataslagningar och vilka dokument som Sara öppnat och läst. Saras ombudsman förklarade för arbetsgivaren att utgångspunkten vid bedömningen ska vara att Sara är relativt oerfaren som nyexaminerad socionom, och att hon dels inte var obehörig att få ta del av materialet i sin kollegas ärende, dels att hon behövde få del av information för att kunna handlägga sitt eget ärende. Chefen klargjorde att de interna riktlinjerna var tydliga och att alla nyanställda utbildats i dem: Sara borde ha frågat sin handledare eller chef i de aktuella situationerna.

Efter överläggningen förklarade arbetsgivaren att man beaktat att Sara var nyexaminerad, varför man drar tillbaka varningen, och i stället nöjer sig med en muntlig tillrättavisning.