Lyfter varandra med feedback

Sedd av 433

Akademikern. Feedback varje dag, varje vecka, varje termin. Fyra gånger mer beröm än kritik. Så har enhetschefen Kristina Eriksson lyft sin arbetsgrupp till nya höjder.

Senast ändrad 09:05, 27 Okt 2017
1 av 3 Foto: Anna Simonsson .
Varje fredag samlas mottagningsenheten till succéfika för att uppmärksamma vad som gått bra under veckan.
2 av 3 Foto: Anna Simonsson .
Med strukturerade frågor lockar Eva Kristiansson (t h) fram feedback. Lena Svahn lyssnar.
3 av 3 Foto: Anna Simonsson .
Fredagsfika i full gång. Kristina Eriksson i mitten.

På en millisekund skiftar stämningen i rummet. Det blir knäpptyst. Det är som om socialsekreteraren Jessica Ingemarsson och gruppledaren Eva Kristiansson hamnat i en bubbla. En efter en lockar Eva Kristianssons frågor fram Jessica Ingemarssons feedback till sig själv.

Understödd av frågorna beskriver Jessica Ingemarsson hur hon som vuxen stod kvar, även när det var som allra värst. Att hon inte försvann eller övergav den minderåriga flickan som sökt sig till socialtjänsten. 

Samtalet pågår i sju minuter och följer ett särskilt formulär som medarbetarna använder för veckovis återkommande återkoppling. 

En av dem som lyssnar på feedbacken är enhetschefen Kristina Eriksson. För två år sedan införde hon systematisk feedback på socialtjänstens mottagningsenhet i Sundbybergs stad. Numera är feedback en självklar del av arbetsdagen och inom arbetsgruppen. Den finns på alla nivåer. Mellan chef och anställd. Kollegor emellan. Med brukarna som socionomerna möter. I enskild eftertanke, eller i gruppsamtal. I samtalsrum, i fikarummet, eller i kontorslandskapet. 

Men det har inte alltid varit så. 2015 var enheten överbelastad. Personalomsättningen var 24 procent och 7 procent var sjukskrivna. De anställda kände av stor stress och klarade inte av att utreda ärenden i tid.

– Vi jobbade ensamma, säger Lena Svahn som arbetat som socionom i 40 år. 

Hon satt på sitt rum. De andra satt på sina. Numera är de i ett öppet landskap. Allt är inte bra med det, men de är åtminstone närmare varandra. 

Det var när Kristina Eriksson tillträdde som enhetschef under krisen 2015 som förändringen började. Rakryggad och glad sitter hon vid det vita långbordet i det avskalade mötesrummet och beskriver sitt envetna arbete med att föra in en feedbackkultur på enheten. 

– Jag har själv jobbat som socialsekreterare i olika miljöer och när jag fick uppdraget som enhetschef var jag föräldraledig så jag hade mycket tid att fundera på vad jag ville skapa och vad jag ville ha för mål med mitt ledarskap och med enheten, berättar hon.

Under föräldraledigheten läste hon på om feedback och ledarskap. Bland annat tog hon del av Simon Elvnäs forskning som visar att många chefer tror att de är duktiga på att ge feedback, men egentligen inte jobbar alls med återkoppling. (Läs mer om det på sidan 35 i Akademikerns blädder-PDF här). Så ville Kristina Eriksson inte arbeta.

– Jag har alltid tänkt att feedback är så himla viktigt. Med feedback kan man minska stress och bidra till lärande. Förväntningarna blir tydligare och man kan bidra till en god arbetsmiljö. Genom kommunikation förebygger man konflikter, man växer och känner arbetsglädje.

Innan Kristina Eriksson började gjorde hon upp en plan. Hennes första mål var att skapa en stabil enhet. Hon ökade personaltätheten och började stegvis införa feedback på enheten. 

– Vi hade en föreläsning kring feedback som lade en grund till varför feedbackkultur är så viktigt. Vad det kan skapa och vad det kan få för följdeffekter. Det är mycket krav på chefer i dag och för att återkopplingen ska komma in i en kultur måste den byggas in på flera nivåer, så att det inte bara kommer feedback från chefen. Feedbackmiljön behöver finnas överallt, säger Kristina Eriksson.

Personalen har jobbat med ”hur pratar vi med varandra” och ”hur agerar jag under stress”. Tillsammans har mottagningsenheten också haft planeringsdagar om feedbackkultur och handledning i återkoppling. 

I början öste Kristina Eriksson på med beröm till sina anställda.

– Ett mål jag hade var att ge energi till gruppen, att försöka få yrkesstoltheten och glädjen med jobbet att växa. Jag tittade på gruppen och när jag såg att de till exempel jobbade i team kring brukarens behov så uppmärksammade jag det snabbt. 

Hon upplever att personalen överlag varit positivt inställd till arbetet.

– Som jag uppfattade det tyckte folk: “Ah, vad skönt att det kom något nytt”. Men ibland var det: “Ah nu börjar hon igen”, men mer med glimten i ögat.

Kristina Eriksson ser flera dimensioner av feedback: kortsiktig och långsiktig, strukturerad och spontan. 

– Det är vardagen som man vill komma åt. Att feedbacken ges till varandra, att man stödjer sin kollega, säger hon.

Parallellt med den dagliga feedbacken, finns den veckovisa uppskattande intervjun som Jessica Ingemarsson och Eva Kristiansson genomförde, och guldkornspaningen, en överblick som görs varje termin.

– Vi försöker återkommande att se guldkornen, att guldkornsspana. Det är lätt att felsöka, men vi försöker att skifta det tankesättet och se det som vi gjort bra.

Hon har ett mått för det där. Fyra gånger mer beröm än kritik. 

– Det kan finnas en slagsida när allt blir överdrivet positivt, att du inte vågar ta i det svåra. Det är klart att i alla relationer uppstår problem och då behöver man stanna till, men det gäller att inte stanna upp för länge. Tänk: “vad gör vi till nästa gång” och “vad tar vi med oss” – stå inte kvar i hjulspåren efter det som inte fungerar.

Ordet ”skickliggör” är centralt. Det handlar om att ta fram varandras förmågor. I dag är det en självklarhet som ingen på enheten funderar på. 

– Vi har lyckats bli ett gäng, och vi har inte en enda person i det här gänget som är prestigefull, konstaterar Jessica Ingemarsson, som med hjälp av kollegan gav sig själv återkoppling tidigare på dagen. 

Hon beskriver hur trygg hon känner sig i arbetsgruppen.

– När man saknar prestige kan man våga säga: ”Shit, det här mötet med en brukare blev inte bra. Jag blev upprörd för pappan i familjen slår sina barn sönder och samman. Vilken gris han är! Jag känner att det här blev inte bra. Jag uttryckte mig fel eller någonting.” Det vågar vi säga i vår grupp och jag har aldrig i någon arbetskonstellation där jag jobbat tidigare varit med om det. Det säger mycket om den prestigelöshet som vi har. 

Baktaleri, det tolereras inte alls. Den regeln är knivskarp. Är det något som skaver eller irriterar så är det öppenhet och tydlighet som gäller. Inget prat bakom ryggen. Sådant som kan förbättras ska diskuteras direkt med den det berör. Kristina Eriksson agerar inte mellanhand. 

Som chef kan Kristina Eriksson nämligen inte vara med överallt.

– Jag har funderat mycket på hur man bygger in feedback i strukturen. 

Hon vill införa ett helhetstänk där alla ser sin del inom enheten och i kontakt med brukarna. Inställningen är att ”alla hjälps åt”. I det arbetet är gruppledare som till exempel Eva Kristiansson viktiga. Att de pushar fram ett positivt samtalsklimat och uppmuntrar återkoppling. 

Men vad händer om inte Kristina Eriksson skulle jobba kvar? Hur går det då med den nu inarbetade feedbackkulturen?

– Vi har sådan hybris nu så den skulle fortsätta, säger Jessica Ingemarsson. 

 Kristina Eriksson blir lite fundersam, det märks att hon resonerat kring detta.

– Jag tror att mentaliteten skulle finnas kvar då vi har byggt in feedback i flera led, säger hon.

Sedan mottagningsenheten införde feedbackkulturen 2015 har mycket förändrats. I en fältrapport från studenter vid socionomprogrammet på Stockholms universitet visas att ett stickprov ur personalen på socialtjänstens mottagningsenhet har högre trivsel än personal vid andra enheter i Sundbyberg. Rapporten visar inte på något direkt missnöje, men att arbetsglädjen på mottagningsenheten är högre än på de andra studerade enheterna är tydligt. Enkätsvaren från anställda vid enheten visar att de upplever lägre krav, högre kontroll och ett starkare stöd, inte minst från sin chef,  än de svarande
från andra enheten.

Under förra året var sjukskrivningstalet nere på 4 procent. Personalomsättningen på 0. Enheten behöver inte längre ta in konsulter.

– Vi försöker sprida vår kultur också, säger Kristina Eriksson.

Det finns ett intresse för feedbackkulturen, och andra enheter jobbar delvis med återkoppling.

Kristina Eriksson går för att förbereda veckans ”succéfika”. Varje fredag samlas hela enheten och en av medarbetarna fixar något gott. På succéfikat lyfter var och en upp en stor eller liten succé från veckan som gått. Tanken är att alla ska avsluta arbetsveckan med en bra känsla. Och att det ska kännas lika härligt att komma tillbaka på måndagen.  

Kristina Eriksson och kollegorna rör sig nedåt i den stora nyinredda klossen i Hallonbergen. Här finns mjuka gröna soffor och rundade taklampor. De tränger ihop sig i sofforna och så börjar rundan. Alla får några sekunder att säga sitt. 

Succén är allt från en lyckad after work till kvinnan med skyddat boende som nu faktiskt bor kvar. 

– Vad är skillnaden nu? frågar en i personalen.

– Att den här gången trodde hon att hon skulle dö, svarar socionomen som haft kontakt med kvinnan.

Att tala om svåra fall är en del av socionomens vardag – och något som också behöver få utlopp, resonerar Kristina Eriksson.

En av kollegorna tillägger om kvinnan på skyddsboendet:

– Att hon fick bra kontakt med dig var nog också viktigt. 

Vetelängden går åt. Fikat har inte varat i mer än 20 minuter, men alla har sagt sitt. Någon smiter tidigare. Det här är den numera invanda rutinen. 

– Så vad går ni hem med för känsla inför helgen, frågar Kristina Eriksson. 

En ny runda startar runt fikabordet och ”tillfreds” är ett återkommande ord. 

Text: Matilda Nilsson, Akademikern. 

Reportaget ovan är med i vårt senaste magasin, nr 5/2017. Läs hela tidningen som PDF här.

up 34