10 steg för fler digitala möten

Sedd av 66

Akademikern. Reser du mycket i arbetet och tycker att den digitala tekniken krånglar lite väl ofta när det är dags för digitala möten? Över 80 myndigheter använder sig av en 10-stegsmetod för att fler ska ha digitala möten. Så här har de gjort för att förändra sitt arbetssätt.

Senast ändrad 10:02, 13 Apr 2018
1 av 2 Foto: Getty.
2 av 2 Foto: Trafikverket.
Ulf Pilerot, projektledare.

Att ha digitala möten med kollegor runt om i landet har flera fördelar. Bland annat sparar det på miljön och kostnader hålls nere. Men det finns också baksidor så som teknik som inte fungerar eller applikationer som behöver uppdateras.

Sedan 2011 driver Trafikverket ett projektet REMM, resfria/digitala möten i myndigheter, där målet är att fler myndighetsanställda ska träffas digitalt istället för fysiskt.

Ulf Pilerot leder projektet.

– Det är klart myndighetsanställda ska fortsätta resa i arbetet, men många kan minska på onödiga resor. Det här handlar om ett förändrat tankesätt, att börja tänka digital tillgänglighet, säger han. 

När projektet drog igång var det 19 myndigheter som var med, sedan dess har det vuxit och i dag ingår över 80 myndigheter.

– De myndigheter som var med från början har minskat sina koldioxidutsläpp från tjänsteresor med i genomsnitt 25 procent per anställd. Det är jättemycket. De som börjat i projektet senare har en minskning på åtta procent.

Beror det enbart på att de har fler digitala möten?

– Minskningen i koldioxidutsläpp från tjänsteresor har flera förklaringar, exempelvis snålare bilar och mer biobränslen. Men en ökad andel digitala möten och väl integrerade i möteskulturen spelar en viktig roll. De myndigheter som varit med i REMM sedan starten 2011 har ju också minskat sina koldioxidutsläpp från tjänsteresor per anställd fyra gånger så mycket som övriga myndigheter, säger Ulf Pilerot.

Vilka nackdelar ser du med det här förändrade arbetssättet?

– Det finns fallgropar, en vanlig sådan är att inte tekniken fungerar och blir det en dålig start är man obenägen att fortsätta.

Sören Svensson är ordförande i Saco-S föreningen på Trafikverket.

– Vi har oerhört många Skype-möten, särskilt de som jobbar nationellt och har kollegor i hela landet. Ibland har vi också avdelningsmöten med flera hundra deltagare över Skype, säger han.

Vad tycker medarbetarna om arbetssättet?

– De flesta är vana vid Skype och använder den möjligheten i stor omfattning. Det har också blivit allmänt accepterat och anses tillfredställande för alternativet är att man behöver resa och det vill inte medlemmarna göra i så stor omfattning, säger Sören Svensson och fortsätter:

– Men vi har många aktivitetsbaserade kontor numera och en förutsättning för att Skype-möten ska fungera är att det finns särskilda skypemötesrum där man kan få lugn och ro. Vi bevakar från fackets sida att medlemmarna får tillräckligt med sådana utrymmen.

 

10-stegsmetoden:

I projektet har Trafikverket skapat en 10-stegsmetod för att få hela organisationen att börja mötas mer digitalt. Följ stegen nedan, gärna i kronologisk ordning. Men det går också bra att jobba parallellt med stegen eller ta dem i den ordning som passar er arbetsplats bäst.

  1. Analysera utgångsläget
    Gör en översikt. Hur mycket reser ni i dag? Hur mycket kostar resorna och vad har ni för behov av kommunikation i organisationen? En vanlig fälla är att man hoppar över detta steg och glömmer bort att fråga sig vad man ska ha utrustningen till och vem som ska använda den.
  2. Förankra satsningen och avsätt resurser
    Ledningen behöver avsätta resurser för att ni ska lyckas, det är också ett sätt för dem att sända ut signaler om att satsningen är viktig.
  3. Etablera en arbetsgrupp
    Nu gäller det att sprida metoden. Involvera personer från olika delar av organisationen och skapa en arbetsgrupp med bland annat ledning, personalrepresentant, it- och nätverkstekniker och reseadministratör.
  4. Identifiera kommunikationsbehov
    Gör en mer detaljerad analys. Vilka orter reser ni vanligtvis till och vilka möten skulle ni kunna ha digitalt i stället för fysiskt? Här görs en nulägesbeskrivning som också fungerar som underlag för köp av utrustning.  
  5. Tekniska förutsättningar
    Se över vilken typ av teknisk utrustning som ni har på jobbet och vad ni behöver köpa in. Kontrollera också vad det behövs för abonnemang på tjänster, säkerhetskrav och support.
  6. Utrustning/tjänst
    Dags att välja utrustning, här gäller det att köpa in bra teknik som fungerar. Den ska vara enkel så att användaren snabbt kan förstå hur den ska göra.
  7. Styrmedel och rutiner
    Komplettera eller ersätt er resepolicy med en mötespolicy som kopplas till styrdokument. Gör fungerande system för bokning och inbjudan till digitala möten.
  8. Ansvariga
    Ska de digitala mötena funka bra behöver organisationen se till att allt går så smärtfritt som möjligt för den som ska använda tekniken. Här kan ni utse en ansvarig för drift, support, utbildning och uppföljning.  
  9. Informera
    Här spelar ledningen en viktig roll, om de använder sig av digitala mötesformer sprider sig arbetssättet till fler. Ett tips är att ordna prova på-evenemang.
  10. Följ upp
    Följ upp arbetet med digitala möten, se över så att teknik och tjänster uppdateras och anpassas efter behov. Gör en utvärdering där ni exempelvis tittar på antalet digitala möten per årsanställd och antal resdagar. Jämför med innan ni satte igång med arbetet.

Text: Stina Loman, Akademikern.

up 9